یکی از سوالات پرتکرار بازدیدکنندگان وب‌سایت نومان اطلاع از مفهوم عبارت تماس همزمان در سیستم‌های تلفنی است. ما در این مطلب قصد داریم به صورت جامع‌تری این موضوع را بررسی کنیم.
عبارت تماس همزمان به صورت کلی در دو مفهوم جدا از هم در مورد سیستم‌های تلفنی و همچنین برقراری تماس گروهی استفاده می‌شود که ما در اینجا به هر دو مفهوم می‌پردازیم.
تماس همزمان در سیستم‌های تلفنی:
همانطوری که از عبارت ” تماس همزمان ” پیداست این موضوع، نشان دهنده‌ی تعداد تماسی است که در آن واحد در داخل مجموعه چه به صورت تماس ورودی و تماس خروجی و چه به صورت تماس‌های داخل سازمانی برقرار است.
به عنوان مثال در صورتی که مجموعه شما 16 پرسنل داشته باشد و شما صاحب ۴ خط شهری آنالوگ باشید یا سیپ ترانک با ۴ ظرفیت پشت خطی استفاده می‌کنید و هر چهار خط شهری با ظرفیت تماس شما توسط همکاران داخل مجموعه مشغول باشد، به منزله وجود ۴ تماس همزمان در داخل مجموعه است.
حال اگر ۲ نفر از همکاران با دو نفر دیگر به صورت داخلی با یکدیگر در حال مکالمه باشند، در واقع در داخل مجموعه ۶ تماس همزمان اتفاق افتاده است.
در مثالی دیگر تصور کنید یکی از همکارانی که با خط شهری در حال مکالمه است به درخواست مشتری از همکار سوم می‌خواهد با حضور در مکالمه به حالت کنفرانس، اطلاعات مورد نیاز مشتری را ارائه کند. در این مکالمه دو تماس همزمان اتفاق افتاده است.
تماس همزمان در سرویس تلفن ابری نومان شامل چه مواردی می‌شود؟
در مرکز تلفن اینترنتی نومان صرفا تماس‌های داخلی به داخلی و داخلی به خط شهری و خط شهری به داخلی به عنوان یک تماس همزمان تلقی می‌شود.
تماس همزمان در لایسنس سیستم تلفنی 3cx شامل چیست؟
هر نوع تماس نهایی به عنوان یک تماس همزمان تلقی می‌شود. این تماس‌ها شامل:
-تماس‌هایی که از یک داخلی به داخلی دیگر برقرار می‌شود.
-تماس‌های ورودی از طریق خطوط شهری به یک داخلی مشخص
-تماس‌های ورودی از طریق خطوط شهری به بخش صف انتظار
-انتقال مکالمه به داخلی دیگر حین مکالمه با شخص دیگر
-پارک تماس در حین مکالمه
-تماس‌های سیستمی نظیر، پیچینگ، کال بک و …
مثال واقعی از لایسنسینگ 3cx و مرکز تلفن ابری نومان:
به عنوان مثال شما لایسنس با ظرفیت ۴ تماس همزمان یا سرویس تلفن ابری نومان با چهار تماس همزمان خریداری کرده‌اید، در این حالت، اگر دو نفر از کارکنان شما با مشتریان‌تان در حال مکالمه باشند، تنها دو نفرِ دیگر از کارمندان‌تان، می‌توانند با شماره‌های بیرون از مجموعه‌تان تماس برقرار کنند.
در مثالی دیگر اگر چهار نفر از کارکنان شما به طور همزمان در حال پاسخگویی به چهار تماس ورودی از سمت مشتریان باشند، سایر کارکنان، قادر به دریافت تماس یا برقراری تماس با بیرون از شرکت نخواهند بود.
در صورتیکه هیچ دید خاصی نسبت به تعداد تماس همزمان در داخل مجموعه برای خرید لایسنس 3CX ندارید، پیشنهاد می‌کنیم از فرمول زیر محاسبه می‌شود.
3 ÷ تعداد کارمندان ≤ تعداد تماس همزمان مورد نیاز
با توجه به فرمول بالا، اگر شما در مجموعه‌تان 12 پرسنل دارید، پیشنهاد می‌شود حداقل سرویس یا لایسنس معادل 4 تماس همزمان را برای مجموعه‌تان داشته باشید.
چرا باید مفهوم تماس همزمان را بدانیم؟
1-اگر مدیر کسب‌وکار هستید تعداد تماس همزمان می‌تواند به عنوان یکی از شاخص‌های عملیاتی(key operational indicator) برای پایش عملکرد واحدهای مختلف کسب‌وکار استفاده کنید.
2-اطلاع از مفهوم تماس همزمان به شما کمک خواهد کرد دید دقیق‌تری نسبت به مجموعه‌تان داشته باشید. به عنوان مثال شما ۲ کارشناس پاسخگوی تلفنی استخدام کرده‌اید.
طی بررسی هفتگی سیستم تلفنی متوجه می‌شوید تعداد تماس‌های از دست رفته رو به افزایش است. با فرض اینکه سیستم تلفنی شما امکان پایش تماس‌ها به صورت آنلاین را می‌دهد و شما تمامی مواردی که باید در زمان انتظار رعایت کنید را اجرا کرده‌اید (+) با این حال متوجه از دست رفتن تماس‌ها به علت تماس‌های همزمان بالا می‌شوید. اینجاست که این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بزودی با افزودن کارشناس جدید از هدر رفت تماس‌ها و مشتریان بالقوه‌ای که می‌توانستند تا به امروز جزو مشتریان شما باشند جلوگیری کنید.
3-در نظر داشته باشید برخی از سرویس‌های تجاری و پیشرفته تلفنی نظیر سیستم تلفنی 3cx که پیش‌تر به آن اشاره شد براساس تعداد تماس همزمان، هزینه لایسنس را محاسبه می‌کنند لذا اطلاع از تماس‌های همزمان برای اطلاع دقیق‌تر در زمینه هزینه راه اندازی ویپ نیاز خواهد بود.
4-همچنین سیستم تلفنی اینترنتی نومان نیز از چنین مفهومی به جهت اعتبار و منصفانه بودن هزینه نهایی برای سرویس ابری خود استفاده می‌کند.
تماس همزمان در بحث مکالمه گروهی:
یکی دیگر از مفهوم‌هایی که به صورت عموم از عبارت تماس همزمان استفاده می‌شود، استفاده از این عبارت به عنوان جایگزین مکالمه گروهی یا به عبارت دقیق‌تر کنفرانس صوتی یا تصویری است. اگر با این عنوان از عبارت تماس همزمان استفاده می‌کنید و به دنبال این هستید که بدانید از چه طریقی و با چه نرم‌افزاری می‌توانید تماس چند نفره و مکالمه گروهی داشته باشید، ما در ادامه به معرفی چند ابزار مفید خواهیم پرداخت.
۱. راهکار ارتباطی 3cx:
اگر شما صاحب کسب‌وکار باشید قطعا هم‌اکنون یا صاحب سیستم تلفن گویا هستید یا به فکر راه اندازی چنین سرویسی هستید. یکی از راهکارهای جامعی که می‌توانید علاوه بر داشتن امکاناتی نظیر کنفرانس صوتی و تصویری با حضور همزمان چند نفر، امکاناتی مانند تلفن گویا و ضبط مکالمات و آهنگ انتظار نیز داشته باشید راهکار جامع ارتباطی 3cx است.
سیستم تلفنی 3cx امکان برگزاری کنفرانس تا ۲۰۰ نفر به صورت همزمان را به شما به راحتی مهیا می‌کند. نکته‌ی عالی در این زمینه استفاده از سرورهای قدرتمند این شرکت برای میزبانی کنفرانس‌های شماست.
3cx راهکار ارتباط مبتنی بر ویپ است. اگر تاکنون هیچ ایده‌ای نسبت به این تکنولوژی ندارید می‌توایند به مطلب ” شماره ویپ چیست؟” مراجعه کنید.
۲. راهکار اسکایپ بیزینس:
اسکایپ بیزینس جزو یکی از برترین نرم‌افزارهای دنیا در حوزه ارتباطات اینترنتی است. در صورتی که در مجموعه‌تان هیچ راهکار ارتباطی ندارید و شما نیاز به برگزاری کنفرانس‌های پی در پی دارید، می‌توانید بر روی پایداری و کیفیت این راهکار ارتباطی حساب باز کنید. در نظر داشته باشید این راهکار صرفا برای ارتباطات داخل سازمانی یا ارتباطات اینترنتی مفید بوده و برای استفاده برقراری تماس‌های تلفنی یا ایجاد کنفرانس صوتی از طریق خطوط شهری یا موبایل مناسب نیست.
۳.تروکانف:
این راهکار توسط شرکتی با همین نام با مرکزیت کشور اوکراین ارائه شده است. تا پنج تماس همزمان و بی‌نهایت کاربر برای استفاده شما رایگان است. این نرم‌افزار نیز همانند نرم‌افزار 3cx از تکنولوژی webrtc استفاده می‌کند. بنابراین نیاز به نصب نرم‌افزار اضافی برای استفاده از این سیستم را ندارید. هرچند در صورتی که نیاز به خرید لایسنس این نرم‌افزار داشته باشید، با قیمت‌های سرسام آور و وحشتناکی روبرو خواهید شد.
۴. گوگل میت:
استفاده از گوگل میت نیز به عنوان یکی دیگر از راه‌های ارتباطی برقراری تماس صوتی و تصویری همزمان با حضور چندین نفر است. سادگی و کاربری عامه پسند از جمله ویژگی‌های خوب این سرویس است.