مرکز تلفن ابری؛ سیستمی بدون نیاز به خرید سخت‌افزارهای شبکه
مرکز تلفن ابری یا IPPBX نسل جدید سانترال‌های تلفنی می‌باشد که در حال حاضر جایگزین مراکز تلفن آنالوگ شده است. تلفن گویا یا IVR، صف انتظار مکالمه، گزارشات تماس، ضبط مکالمات تلفنی، اتصال به CRM، نظرسنجی بعد از تماس، صندوق صوتی، لایو مانیتورینگ، تماسگیر خودکار، تماس رایگان از روی سایت، تعریف کاربر و گروه کاربران و توسعه سیستم با برنامه‌نویسی از جمله قابلیت‌های این مرکز تلفن هستند که در این مطلب از مجموعه نومان با آن‌ها آشنا می‌شویم.
سیستم VOIP چیست؟
سیستم Voice Over IP که به آن VOIP هم گفته می‌شود، سیستمی برای انتقال صدا بر بستر شبکه است. این فناوری اولین بار در دهه 90 میلادی معرفی شد و توانست تحول بزرگ در سانترال‌های تلفنی و خطوط مربوط به آن‌ها ایجاد کند. با گذر مدتی، این تکنولوژی جایگزین سانترال‌های آنالوگ شد. حتی در خطوط تلفنی آنالوگ هم در حال حاضر از خط تلفن اینترنتی و سیپ ترانک استفاده می‌شود که مجهز به این فناوری هستند.
هر نکته‌ای که باید درباره مرکز تلفن ویپ بدانید
مرکز تلفن ویپ که در انگلیسی IPPBX نام دارد، به عنوان سیستم تلفنی ویپ هم شناخته می‌شود. این سیستم را می‌توان نسل جدید سانترال‌های تلفنی معرفی کرد که در حال حاضر با قابلیت‌های زیادی که دارد، جایگزین سانترال‌های آنالوگ شده‌اند. این سیستم تلفنی دارای قابلیت‌های زیادی است که همه دست به دست هم داده‌اند تا بتواند تمام نیازها را از یک مرکز تلفن رفع کند و همه به دنبال استفاده از آن برای زمینه کاری مورد نظر خود باشند.
توجه داشته باشید که مرکز تلفن ویپ را می‌توان به دو صورت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری پیاده کرد. مرکز تلفن‌های ابری که از نوع نرم‌افزاری هستند، خود به دو دسته تقسیم می‌شوند. اولین دسته، مرکز تلفنی‌های نرم‌افزاری هستند که برای راه‌اندازی به یک کیس یا سرور کامپیوتری نیاز دارید. اما دسته دوم، نرم‌افزارهایی هستند که روی یک دیتاسنتر میزبانی می‌شوند و امکان استفاده از آن‌ها تنها توسط اینترنت و مرورگر فراهم است. به دلیل سهولت استفاده، هزینه کمتر و قابلیت‌های بیشتر، مرکز تلفن ابری از محبوبیت بیشتری نسبت به ویپ‌های سروری برخوردار هستند.
سرویس تلفن ابری؛ سهولت استفاده در کنار هزینه‌های اندک
همان‌طور که پیش‌تر به این نکته اشاره شد، مرکز تلفن ابری روی یک دیتاسنتر میزبانی می‌شود و از طریق اینترنت و سرویس کلاود می‌تواند تمام خدمات و قابلیت‌های خود را در اختیار کاربران قرار دهد. برای راه‌اندازی این سرویس تلفن نیازی به سرور سخت‌افزاری ندارید و تنها با دسترسی به اینترنت، در هر نقطه‌ای از کره زمین که باشید، می‌توانید به این سرویس وصل شوید و از آن استفاده کنید. در حال حاضر نومان خدمات مربوط به سرویس تلفن ابری را ارائه می‌دهد و می‌توانید همین حالا برای دریافت این خدمات با کارشناسان ما تماس بگیرید.
از مرکز تلفن ابری برای چه مواردی استفاده می‌شود؟
یکی از سوالاتی که همواره درباره مرکز تلفن ابری مطرح می‌شود این است که از این مرکز تلفن می‌توان در چه زمینه‌هایی استفاده کرد؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم سرویس تلفن ابری قابلیت استفاده برای انواع کسب‌وکارهای کوچک را دارد. البته اگر قصد استفاده از این مرکز تلفنی را برای کسب‌وکارهای بزرگ دارید، توصیه می‌کنیم به سراغ مجموعه‌های بزرگ ارائه دهنده این خدمات بروید که پلن‌های مناسبی را متناسب با نیازتان ارائه می‌دهند.
استفاده از مرکز تلفن ابری چه مزایایی دارد؟
استفاده از مرکز تلفن ابری به نسبت مرکز تلفن‌های دیگر مزایای زیادی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به عدم نیاز به سرور کامپیوتری و عدم نیاز به افراد متخصص برای راه‌اندازی و پشتیبانی اشاره کرد. همچنین زمینه‌های استفاده و قابلیت‌های این مرکز هم در حال حاضر در حال افزایش است و می‌توانید از این بابت روی آن حساب ویژه‌ای باز کنید.
از جمله دیگر مزایای استفاده از مرکز تلفن ابری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- هزینه راه‌اندازی کم
- عدم نیاز به سرور فیزیکی
- عدم نیاز به نیروی انسانی زیاد
- هزینه پشتیبانی مناسب
- قابلیت‌های بیشتر نسبت به سانترال‌های آنالوگی و مرکز تلفن سخت‌افزاری
هزینه کم راه‌اندازی و پشتیبانی
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از مرکز تلفن ابری، هزینه کم راه‌اندازی و نگهداری از آن است. به عنوان مثال، اگر یک مرکز تلفنی را خریداری کرده باشید که نیاز به سرور فیزیکی داشته باشد، باید برای راه‌اندازی سرور و نگهداری از آن هزینه زیادی را خرج کنید. این در حالی است که در صورت استفاده از مرکز تلفن ابری دیگر چنین هزینه‌هایی وجود نخواهند داشت.
عدم نیاز به نیروی متخصص
از جمله دیگر مزایای استفاده از مرکز تلفن ابری، عدم نیاز به نیروی متخصص برای راه‌اندازی و پشتیبانی است. در صورت وجود هرگونه مشکل در سرور‌ها، مرکز ارائه دهنده خدمات مرکز تلفن ابری مشکل ایجاد شده را رفع می‌کند و نیازی به نگرانی شما از این بابت نیست. همچنین راه‌اندازی این نوع سانترال هم توسط کارشناسان همان مجموعه انجام می‌شود. در نتیجه، دیگر نیازی به افراد متخصص برای نگهداری و پشتیبانی از سیستم ندارید که این باعث کاهش هزینه‌های نیروی انسانی می‌شود.
چگونگی راه‌اندازی مرکز تلفن ابری
اگر بخواهیم کمی در رابطه با راه‌اندازی مرکز تلفن ابری صحبت کنیم، باید بگوییم برای راه‌اندازی این سیستم ابتدا باید شرکت ارائه دهنده این خدمات را پیدا و انتخاب کنید. برای این منظور و کسب اطلاعات بیشتر درباره مرکز تلفن ابری، کارشناسان ما در نومان پاسخگوی شما هستند.
بعد از انتخاب مرکز ارائه دهنده خدمات مرکز تلفن ابری، نوبت به انتخاب پلن مورد نظر می‌رسد. پلن‌ها معمولا در قالب برنامه‌های سه ماهه، شش ماهه و یک ساله ارائه می‌شوند. شما می‌توانید متناسب با شرایط و نیاز خود، پلن دلخواه را انتخاب کنید. بعد از انتخاب پلن و طی کردن مراحل سفارش، مجموعه ارائه دهنده خدمات تلفن ابری به شما نام کاربردی، رمز عبور و آدرس ورود به سیستم را ارسال می‌کند. برای راه‌اندازی ویپ هم می‌توانید با کارشناسان ما در نومان تماس بگیرید.
برخی از قابلیت‌های مهم مرکز تلفن ابری
اگر به دنبال انتخاب یکی از انواع مرکز تلفن ویپ هستید، توصیه می‌کنیم با قابلیت‌های استفاده از مرکز تلفن ابری آشنا شوید. این نوع سیستم به مراتب امکانات بیشتری را نسبت به مرکز تلفن با سرور فیزیکی ارائه می‌دهد. از جمله قابلیت‌های آن می‌توان به تلفن گویا یا IVR، صف انتظار مکالمه، گزارشات تماس، داخلی روی تلفن همراه، ضبط مکالمات تلفنی، اتصال به CRM، نظرسنجی بعد از تماس، صندوق صوتی، لایو مانیتورینگ، تماسگیر خودکار، تماس رایگان از روی سایت، تعریف کاربر و گروه کاربران و توسعه سیستم با برنامه‌نویسی اشاره کرد که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم.
تلفن گویا یا IVR
یکی از پرکاربردترین قابلیت‌های مرکز تلفن ابری، قابلیت تلفن گویا است که به آن IVR هم گفته می‌شود. با کمک این قابلیت می‌توانید برای خط تلفنی مد نظرتان یک منوی صوتی از پیش تعریف شده ایجاد کنید که مخاطب به محض تماس با آن شماره، با این منو مواجه شود. تلفن گویا می‌تواند تماس‌گیرنده را با واحدهای مختلف آشنا کرده و آن را به واحد مورد نظر هدایت کند.
توجه داشته باشید که در ویپ امکان تعریف تلفن گویا با شماره و منوهای مختلف وجود دارد. همچنین در برخی مواقع می‌توانید متناسب با نیاز خود از چند تلفن گویا در کنار هم استفاده کنید که این قابلیت بیشتر برای کسب‌وکارهای بسیار بزرگ کاربرد دارد.
صف انتظار مکالمه
یکی دیگر از قابلیت‌های مرکز تلفن ابری، صف انتظار مکالمه است. این صف زمانی وارد عمل می‌شود که تعداد تماس‌گیرندگان از تعداد اپراتورهای پاسخگو بیشتر باشد. در این صورت، تماس‌گیرندگان وارد صفی می‌شوند و به محض فراهم شدن امکان پاسخگویی توسط اپراتور، از صف خارج و به فرد مورد نظر متصل می‌شوند. در ویپ امکان فعال‌سازی این صف مکالمه را به تعداد دلخواه دارید و می‌توانید از آن برای واحدهای مختلف سازمانی مانند فروش و پشتیبانی استفاده کنید.
گزارشات تماس
با کمک قابلیت گزارشات تماس می‌توانید ریز گزارشات تماس‌های تلفنی سازمان را دریافت کنید. در این قابلیت، مبدا و مقصد هر تماسی مشخص و قابل مشاهده خواهد بود. باید به این نکته اشاره کنیم که در ویپ می‌توانید گزارشات تماس‌های تلفنی مجموعه خود را بر اساس شماره داخلی‌ها، شماره تماس‌گیرندگان و در باز‌ه‌های زمانی مختلف بررسی کنید.
امکان ایجاد داخلی روی تلفن همراه
یکی از قابلیت‌هایی که سانترال‌های آنالوگ از آن برخوردار نبودند، امکان ایجاد داخلی روی موبایل بود. این قابلیت در سرویس تلفن ابری هم امکان استفاده دارد. برای استفاده از آن، یک سافت فون روی تلفن همراه نصب و یک داخلی تلفنی روی آن رجیستر می‌شود. در صورتی که یکی از پرسنل شرکت بیرون از مجموعه بوده و گوشی موبایل او اینترنت داشته باشد، می‌تواند به صورت داخلی با اعضای داخل شرکت تماس برقرار کند که این قابلیت مخصوص مرکز تلفن ابری است.
ضبط مکالمات تلفنی
اگر قصد خرید مرکز تلفنی با قابلیت ضبط مکالمات تلفنی را دارید، مرکز تلفن ابری بهترین گزینه برایتان خواهد بود. با کمک این قابلیت می‌توانید تماس‌های داخلی تلفنی و تماس‌های تلفنی ورودی و خروجی شرکت را ضبط کنید. البته اگر قصد استفاده از این قابلیت را دارید، باید حتما از طریق تلفن گویا به تماس‌گیرندگان اعلام کنید که مکالمات تلفنی آن‌ها ضبط می‌شود.
نکته‌ای که درباره قابلیت ضبط مکالمات تلفنی وجود دارد این است که می‌توانید انتخاب کنید که مکالمات کدام‌یک از داخلی‌ها ضبط شود و این قابلیت برای کدام داخلی‌ها غیرفعال باشد. شما می‌توانید برای خرید مرکز تلفن ابری و دریافت خدمات مربوط به ضبط مکالمات تلفنی از خدمات مجموعه نومان استفاده کنید.
اتصال به CRM
سانترال‌های آنالوگ مرکز تلفن امکان اتصال به CRM را نداشتند. این در حالی است که در ویپ ابری، قابلیت اتصال به CRM وجود دارد. با کمک این قابلیت می‌توانید از قابلیت‌های مربوط به PopUp تماس‌های تلفنی استفاده کنید. با کمک این قابلیت، هر زمانی که شخصی با تلفن‌های شرکت تماس بگیرد، سیستم تلفنی ویپ تماس را به CRM ارسال می‌کند. در صورتی که اطلاعات تماس‌گیرنده در دیتابیس آن وجود داشته باشد، پنجره را باز کرده و اطلاعات را به اپراتور نمایش می‌دهد. در صورتی که مشخصات او در CRM ثبت نشده باشد، یک پنجره خالی باز می‌شود که اپراتور می‌تواند در آن اطلاعات فرد را ثبت کند.
مورد بعدی که درباره اتصال به CRM در مرکز تلفن ابری وجود دارد، قابلیت Click To Dial است. با کمک این قابلیت، تنها با کلیک روی نام مخاطب در crm، شماره تلفن او گرفته می‌شود و تنها باید گوشی تلفن را بردارید و با او صحبت کنید. به زبان ساده‌تر، شماره‌گیری به صورت خودکار انجام می‌شود و نیازی به شماره‌گیری دستی ندارید.
یکی دیگر از مزایای اتصال به CRM در مرکز تلفن ابری، ثبت گزارشات تماس در آن است. با کمک این قابلیت، گزارشات تماس هر تماس‌گیرنده در پرونده‌اش ذخیره می‌شود و در صورت نیاز می‌توان به این سوابق مراجعه کرد و از تاریخچه تماس‌های مشتری مطلع شد.
نظرسنجی بعد از تماس
یکی دیگری از قابلیت‌های ویپ ابری، امکان نظرسنجی بعد از تماس است. با کمک این قابلیت به تماس‌گیرنده این امکان را می‌دهد تا به نحوه پاسخگویی اپراتور امتیاز بدهد و در صورت نارضایتی، دلیل خود را بیان کند. این قابلیت بعد از انجام تماس فعال می‌شود.
سوالات متداول
آیا با مرکز تلفن ابری امکان مانیتورینگ زنده را داریم؟
بله. با کمک این قابلیت امکان مشاهده آنلاین تماس‌های ورودی، خروجی و داخلی‌های تلفنی را دارید.
تماسگیر خودکار چیست؟
با کمک این قابلیت می‌توان به صورت اتوماتیک با شماره‌هایی که از قبل در سیستم وارد کرده‌اید تماس بگیرید. این سیستم پیام صوتی از قبل تعیین شده را برای افراد پخش می‌کند و به کمک آن می‌توان بازاریابی را انجام داد.
آیا با ویپ ابری می‌توان صندوق صوتی را فعال کرد؟
بله. این امکان در این سیستم فراهم شده است.
نومان؛ بزرگ‌ترین ارائه‌دهنده خدمات مرکز تلفن ابری در کشور
مرکز تلفن ابری جدیدترین و بهترین نوع مراکز تلفن سانترال دیجیتالی است که می‌توانید خدمات مربوط به آن را از مجموعه نومان دریافت کنید. از جمله مزایای استفاده از این سیستم می‌توان به تلفن گویا یا IVR، صف انتظار مکالمه، گزارشات تماس، ایجاد داخلی روی تلفن همراه، ضبط مکالمات تلفنی، اتصال به CRM، نظرسنجی بعد از تماس، صندوق صوتی، لایو مانیتورینگ، تماسگیر خودکار و … اشاره کرد. جهت دریافت مشاوره، ثبت سفارش و راه‌اندازی مرکز تلفن ابری، کارشناسان ما در نومان پاسخگوی شما هستند.