در ابتدای این مطلب ذکر این مطلب شاید خالی از لطف نباشد عبارات تلفن ابری، مرکز تلفن ابری، تلفن اینترنتی، شماره تلفن ابری و سیستم تلفنی ابری همگی مترادف و با همان بارهای معنایی هستند. ما در این مطلب طی قراردادی با شما خواننده عزیز از عبارت “تلفن ابری” برای جایگزینی با همه کلمات ذکر شده در بالا استفاده کرده‌ایم.
راه حل‌های تلفن ابری برای کسب‌وکارها
تلفن ابری (Cloud telephony) سیستمی مبتنی‌بر وب برای برقراری تماس‌های تلفنی است که صدای شما را از طریق اینترنت منتقل می‌کند. مزیت این روش در این است که امکان ذخیره‌سازی، مدیریت تماس‌ها و ایجاد کاربردهای متنوع برای کسب‌وکارها را فراهم می‌کند. این سیستم به کاربران اجازه می‌دهد از هر دستگاه متصل به اینترنت تماس‌های خروجی برقرار کنند و تماس‌های ورودی را نیز پاسخ دهند. سیستم تلفن ابری همچنین نیاز به خرید سخت‌افزارهای گران‌قیمت خطوط سنتی و سانترال را از بین می‌برد. برای آشنایی با این سیستم و مزایا و کاربردهای آن همراه ما باشید.
تلفن ابری چیست؟
سیستم‌های مبتنی‌بر رایانش ابری از خدمات میزبانی سرورهای اختصاصی و اشتراکی و پلتفرم‌هایی استفاده می‌کنند که برای این کار طراحی شده‌اند. این پلتفرم‌ها به شما اجازه می‌دهند که بتوانید داده‌ها را بر روی سرور ذخیره‌سازی کرده و آنها را مدیریت کنید. اهمیت این سیستم‌ها برای کسب‌وکارها در این است که با کمک آنها می‌توانند بدون نگرانی درباره زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، از فناوری ابری استفاده کنند.
تلفن ابری سیستم ارتباطی مبتنی‌بر رایانش ابری است. شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات این نوع مرکز تلفنی، سیستم‌هایی را در اختیار مشتریانشان قرار می‌دهند که در آن همه تجهیزات سخت‌افزاری، نرم‌افزارها و نیز اتصال‌های شبکه مورد نیاز برای داشتن مرکز تلفن در مکانی بیرون از کسب‌وکار قرار دارند. بنابراین استفاده از این سیستم باعث کاهش هزینه‌های مصرف برق، فضای مورد نیاز و و نیز تعمیر و نگهداری می‌شود. علاوه‌براین شما می‌توانید از تلفنهای ثابت با سخت‌افزار خاص، تلفنهای همراه، کامپیوترها، لپ تاپ‌ها و تبلت‌ها هم به این سیستم متصل شوید.
(ما قبلا مقاله ای جامع در زمینه مقایسه مرکز تلفن ابری و مرکز تلفن محلی آماده کرده ایم که در صورت علاقه‌مندی می‌توانید با مراجعه به لینک مربوطه آن‌را مطالعه فرمایید.)
تلفن ابری چگونه کار می‌کند؟
تلفنهای ابری از فناوری VoIP استفاده می‌کنند که مخفف عبارت Voice over Internet Protocol به‌معنای انتقال صدا از طریق پروتکل اینترنت است. این سیستم مانند تلفنهای ثابت صدای شما را منتقل می‌کند اما تفاوت اساسی در روش کار است. در تلفنهای ابری، صدا به بسته‌های داده تبدیل شده و در بستر اینترنت ارسال و دریافت می‌شود.
تلفن ابری نوعی سیستم یکپارچه است
یکی از جدیدترین فناوری‌های ارتباطی برای کسب‌وکارها، سیستم ارتباطات یکپارچه به‌عنوان سرویس (UCaaS) است. سیستم UCaaS که تلفن ابری نیز از انواع آن به‌شمار می‌رود، ابزارهای ارتباطی را به هم متصل می‌کند تا سیستمی یکپارچه ایجاد شود. شما می‌توانید ابزارهای دیجیتالی متصل به اینترنت خود مانند تلفنهای همراه و رایانه را نیز به بخشی از این شبکه تبدیل کنید. اما مزیت این یکپارچگی در این است که علاوه‌بر انتقال صدا، امکان برگزاری کنفرانس ویدئویی، ارتباط با وبسایت مجموعه، دریافت پیام‌های هشدار و موارد مشابه ایجاد می‌شود و حتی می‌توانید این موارد را به فرآیندهای تجاری تان هم متصل کنید.
آیا تلفن ابری بهترین گزینه برای انواع کسب‌وکارها است؟
بعضی از کسب‌وکارها و نهادهای اداری و … برای افزایش کارایی و ایجاد یکپارچگی در سیستم ارتباطی‌شان از تلفنهای سانترال سنتی استفاده می‌کنند. مشکل این سیستم‌ها در این است که فقط برای ارائه خدمات در یک مکان فیزیکی ایجاد شده‌اند و از آن گذشته تعداد خطوط این سیستم‌ها نیز محدود است. این درحالی است که تلفنهای ابری قابلیت ایجاد خطوط بسیار بیشتر و همچنین استفاده از خدمات افزوده را ایجاد می‌کنند. همچنین سیستم‌های سانترال سنتی دارای سخت‌افزارهایی گران‌قیمت و هزینه‌های تعمیر و نگهداری بالا هستند.
برای درک اهمیت سیستم تلفن ابری برای کسب‌وکارها، در ادامه برخی از مزایای این سیستم را همراه با شما مرور می‌کنیم.
راه‌اندازی آسان تلفنهای ابری
معمولا هر تغییر تکنولوژی برای کسب‌وکارها دارای هزینه‌های بسیار زیادی در زمینه‌هایی مانند ایجاد انطباق فضا، اختصاص فضا برای سخت‌افزارها و تجهیزات، اتصالات و کابل‌کشی، هزینه خرید تجهیزات و سخت‌افزارها و … است. اجرای این فرآیندها همچنین به صرف زمان و انرژی زیادی نیاز دارند.
در مقابل، تلفن ابری برای راه‌اندازی به تغییرات زیاد و اساسی در زیرساخت نیازی ندارد، زیرا سخت‌افزار اصلی آن روی سروری در خارج از محیط کاری شما قرار دارد. این سیستم را می‌توان در مدت زمان بسیار کوتاهی مانند یکی دو روز راه‌اندازی کرد، بدون آن‌که نیاز باشد فرآیندهای کاری خود را متوقف کنید. پیکربندی این سیستم هم آسان است و پلتفرم‌های آن دارای رابط‌های کاربری آسان هستند؛ بنابراین نیازی نیست که برای آموزش کارکنانتان زمان زیادی را اختصاص دهید.
در راه‌اندازی سیستم تلفن ابری برای کسب‌وکارها دیگر خبری از تغییرات فیزیکی برای نصب خطوط تلفن، حضور تکنسین‌ها، تاخیر در ارائه خدمات و مواردی از این دست نیست. شرکت ارائه‌دهنده این خدمات همه کارها را از راه دور مدیریت و اجرا می‌کند.
شما در کمترین زمان، شماره‌های جدید تلفن اینترنتی را دریافت می‌کنید و داشبوردی در اختیارتان قرار می‌گیرد که می‌توانید از طریق آن همه‌چیز را مدیریت کنید و حتی متناسب با نیازهای کسب‌وکار خود، تنظیمات را شخصی‌سازی کنید.
تلفن ابری همزمان با کسب و کار شما رشد می‌کند
وقتی کسب‌وکارها از سیستم سانترال یا حتی تلفنهای سنتی ارائه شده از سوی مخابرات استفاده می‌کنند، در زمان نیاز به توسعه و افزایش خطوط باید زمان و هزینه بیشتری برای سخت‌افزارهای بیشتر، کسب مجوزها و ایجاد تغییرات اختصاص دهند. دلیل این مساله، عدم مقیاس‌پذیری این سیستم‌ها است. اما تلفنهای ابری، سیستم‌هایی مقیاس‌پذیر هستند و می‌توان با راه حل‌هایی مقرون‌به‌صرفه و بسیار سریع آنها را با نیازهای جدید کسب‌وکار انطباق داد.
از سوی دیگر در سیستم سانترال سنتی زمانی که کارمند جدیدی را استخدام می‌کنید و می‌خواهید خط تلفنی را به او اختصاص دهید، باید با تکنسین سانترال هماهنگ شوید تا با حضور در دفتر به نیروی تازه استخدام شده خط داخلی جدید اختصاص دهید، به طور طبیعی راه‌اندازی خط تلفن جدید به سیم‌کشی جدید نیاز دارد و همه این موراد مستلزم پرداخت هزینه است.. در حالی که در سیستم تلفن ابری، هیچکدام از این مشکلات وجود ندارند.
تلفن ابری یک سیستم چابک است
امروزه بسیاری از کسب‌وکارها دارای کارمندانی هستند که به صورت دورکار وظایفشان را انجام می‌دهند. همچنین بسیاری از مدیران کسب‌وکار، مشاوران تجاری، بازاریابان و … بخشی از ارتباطات کاری خود را به بعد از ساعات کاری سازمانی منتقل می‌کنند.
ارتباطات ابری نسبت به سیستم‌های PBX سنتی ( PBX چیست IP-PBX چیست؟ ) بسیار انعطاف‌پذیر و چابک هستند. بنابراین فعالان کسب‌وکار می‌توانند تماس‌های خود را بیرون از فضای کسب‌وکار نیز به‌راحتی مدیریت کنند. با همکاران یا شعب خارج از کشورشان به صورت داخلی و بدون پرداخت هزینه های اضافی مانند رومینگ و مشکلات اتصال در ارتباط باشند یا در صورت نیاز از خارج از کشور با مشتریان داخل کشور به صورت تلفنی و بدون هزینه اضافی در ارتباط باشند.
با تلفن ابری، بهره‌وری کار را افزایش دهید
هدف اساسی سیستم تلفن ابری، ساده‌سازی فرآیندهای تجاری از طریق افزایش خدمات، افزایش قابلیت‌ها، یکپارچه‌سازی و توانایی انطباق‌پذیری با نیازهای کسب‌وکار است. بنابراین این سیستم تمامی این مزایا و قابلیت‌ها را در یک پلتفرم گردآوری و ارائه می‌کند. این سیستم از جهات مختلفی باعث افزایش بهره‌وری در کسب‌وکار می‌شود.
برای مثال:
- پیگیری مکالمات آسان می‌شود
- گردش کار بین اعضای تیم افزایش می‌یابد
- کارمندان می‌توانند در هر مکانی خدمات خود را از طریق تلفن ارائه دهند
- امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات در قالب فایل‌ها و محتواهای گوناگون ایجاد می‌شود
افزایش قابلیت اطمینان
برخی از سیستم‌های ارتباطی مانند تلفن سانترال سنتی در زمان قطع برق در صورت نبودن سیستم برق اضطراری به‌طور کامل از کار می‌افتند. اما سیستم تلفن ابری همچنان در ساعات خاموشی( قطع برق) به تلفن متصل به اینترنت خدمات خود را ارائه می‌دهد. بنابراین هیچ‌یک از فرآیندهای کاری شما در این ساعات متوقف نمی‌شوند.
سیستم تلفن ابری همچنین گزینه‌ای عالی برای هر کسب‌وکاری است که می‌خواهد وابستگی خود را به سخت‌افزارهای گران‌قیمت و قدیمی کاهش دهد و در عین حال پایداری، قابلیت اطمینان و انعطاف عملیاتی را افزایش دهد. (بررسی جامع هزینه راه اندازی ویپ به صورت ابری و محلی )
کاهش هزینه‌های ارتباطات با استفاده از تلفن ابری
راه‌اندازی سیستم تلفن ابری دارای هزینه‌های بسیار کمتری نسبت به انواع دیگر سیستم‌های جدید و قدیمی ارتباطی است. برای مثال با استفاده از این سیستم می‌توانید تا 65 درصد در هزینه قبض تلفن سنتی کسب‌وکار صرفه‌جویی کنید.
برخی دلایل دیگر که باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های کسب‌وکار با کمک این سیستم می‌شوند عبارتند از:
- رهایی از هزینه‌های تعمیر و نگهداری سیستم
- بی‌نیاز شدن از خرید سخت‌افزارهای ارتباطات سنتی
- کاهش هزینه‌های ارتباطات راه دور
- امکان استفاده از لپ‌تاپ‌های دارای هدست به‌جای خرید تلفنهای VoIP ( تلفن تحت شبکه چیست)
مزایای مبتنی‌بر یکپارچگی سیستم تلفن ابری
یکی از مهم‌ترین مزایای سیستم‌های مبتنی‌بر رایانش ابری، امکان ذخیره‌سازی و مدیریت یکپارچه اطلاعات است. برای مثال زمانی که از سیستم‌های جداگانه ارتباطی استفاده می‌کنید ممکن است اطلاعات زیادی را روی پلتفرم‌های مختلف ذخیره کنید. این اطلاعات می‌توانند در قالب یادداشت‌های رایانه‌ای، یادداشت‌هایی در شبکه‌های پیام‌رسان، داده‌هایی در نرم افزارهایی مثل فایل‌های اکسل و … باشند. اما تلفنهای ابری سیستمی یکپارچه می‌سازند که در آن تمام اطلاعات شما از هر نوع در سروری واحد ذخیره‌سازی می‌شوند و دسترسی به آنها از طریق این پلتفرم ممکن است.
تلفن ابری همه‌چیز را درون رابط کاربری خود ادغام می‌کند که می‌توانید از آن برای همکاری با اعضای تیم‌های کاری، مدیریت مشتریان، آنالیز داده‌های همزمان، بررسی بازخوردهای کسب‌وکار و پیشبرد پروژه‌های مهم استفاده کنید. شما می‌توانید تلفن ابری را با سیستم ارتباط با مشتریان‌تان یکپارجه کنید تا دروازه‌های جدیدی از تعامل با مشتریان را برای کسب و کارتان باز کنید. اطلاعات تماس آنها را در لحظه دریافت کنید و قبل از پاسخگویی به تماس گزارش تماس های قبلی را در صفحه مانیتور‌تان مشاهده کنید.
تلفن ابری چه امکاناتی را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد؟
تلفن ابری با تلفنهای سنتی تفاوت‌های بسیاری دارد. این سیستم علاوه‌بر ارائه همان ویژگی‌ها و کاربردهای همیشگی تلفنهای سنتی، ویژگی‌های جدید و افزوده متفاوتی دارد. با استفاده از امکانات متنوع وکاربردی این تلفن‌ها می‌توانید هوشمندانه کار کنید و انرژی‌تان را در زمان مناسب روی کارهای مختلف متمرکز کنید. این امکانات باعث کاهش نیاز به برخی از کارهای سطحی می‌شوند و کار گروهی را آسان می‌کنند.
برخی از امکانات این تلفن‌ها عبارتند از:
- پاسخگویی خودکار از طریق تلفن گویا (Auto-attendant): به تماس گیرنده اجازه می‌دهد تا به تیم مدنظر دسترسی پیدا کند
- انتقال تماس (Call forwarding): تماس‌های ورودی را بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده هدایت می‌کند. مدل دیگر این ویژگی، امکان انتقال تماس به دستگاه‌های مختلف مانند تلفن رومیزی یا تلفن همراه است
- سیستم پاسخگویی صوتی تعاملی پیشرفته (Advanced Interactive Voice Response): یک رویکرد مکالمه‌ای برای ارائه خدمات خودکار به مشتریان. در این روش برخلاف روش قبل (Auto attendant) شما این امکان را خواهید داشت تا تماس گیرنده را ابتدا احراز هویت کرده و بسته به نیاز و سطح دسترسی تماس را به دپارتمان‌های مختلف کسب و کارتان ارجاع دهید.
- ویدئو کنفرانس: امکان برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی و نیز به‌اشتراک‌گذاری صفحه نمایش برای جلسات راه دور
- شماره‌های تماس رایگان (Toll-free numbers): به کاربران و مشتریان امکان می‌دهد از طریق تلفن ثابت یا موبایل بدون هزینه اضافی با کسب‌وکار تماس بگیرند.
- شماره‌های محلی (Local numbers): با استفاده از این شماره‌ها می‌توانید از هر مکانی از دنیا تماس بگیرید، در حالی که شماره شما مربوط به یک منطقه جغرافیای ویژه است
- امکانات ضبط تماس ایمن و قابل اعتماد (Call recording): بدون هیچ مشکل امنیتی می‌توانید تماس‌های خود را با کیفیت صدای واضح ضبط کنید
نکات مهم در زمان انتخاب و راه‌اندازی سیستم تلفن ابری
قابلیت اطمینان و کیفیت خدمات از مهم‌ترین نکات در زمان انتخاب ارائه‌دهنده سیستم تلفن ابری هستند. اگر تلفنهای شما به‌خوبی کار نکنند یا خدمات پشتیبانی ضعیف باشد، قیمت مقرون‌به‌صرفه یا وجود ویژگی‌های ذکرشده، مفید نیستند. در زمان انتخاب شرکت حتما سایت ارائه‌دهنده خدمات، اعتبار شرکت، مجوزهای شرکت، زیرساختی که از آن برای ارائه سرویس به شما استفاده می‌کنند وهمچنین نظرات مشتریان را بررسی کنید.
ما در مطالب متنوعی که قبلا به نگارش درآمده است به صورت جامع اشاره کرده‌ایم که امروزه چگونه به صورت قارچ گونه شرکت‌ها یا واسطه‌هایی پا به عرصه ارائه خدمات تلفن ابری گذاشته‌اند که کوچکترین دانشی در این زمینه نداشته و ندارند.
این افراد با تمرکز به جذب حداکثری مشتریان بالقوه و با حجم تبلیغات گسترده و با پیشنهاد‌های گمراه‌کننده سعی دارند تا کسب‌وکارها را در دام خود گرفتار نمایند. چه بسیارند کسب و کارهایی که در زمینه ارائه تلفن ابری طی دو سال گذشته با تبلیغات چند صد میلیونی حضور داشتند و الان دیگر اثری از آنها نیست و به زعم راقم همین منوال و احتمالا بدتر از آن طی سال‌های آتی نیز قابل پیش بینی است. برای کسب اطلاع بیشتر در زمینه یکی از این گمراهی ها پیشنهاد می کنیم مطلب : 3cx و دروغ‌هایی که به شما فروخته می‌شود را مطالعه فرمایید
همچنین پیش از خرید این سیستم باید نکات متعددی را بررسی کنید. برخی این نکات عبارتند از:
- کدام نیازهای تجاری با راه‌اندازی این سیستم برآورده می‌شوند؟
- تماس‌های ورودی شما بیشتر هستند یا تماس‌های خروجی؟
- آیا از سیستم فقط در یک مکان استفاده می‌کنید یا در چند مکان مختلف؟
- مشتریان شما بیشتر در چه محدوده جغرافیایی هستند؟
- چگونه می‌خواهید این سیستم جدید را با روندهای فعلی کسب‌وکارتان ترکیب کنید؟
- راه‌اندازی سیستم توسط شرکت ارائه‌دهنده چقدر زمان می‌برد؟
- آیا قیمت‌گذاری شرکت ارائه‌دهنده خدمات، شفاف است؟
- خدمات پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده در چه سطحی است؟
- با چه کانال‌های ارتباطی می‌توانید با شرکت در ارتباط باشید؟
- آیا می‌خواهید از اینترنت وای فای استفاده کنید یا اینترنت GSM ؟
- آیا از اتصال اینترنت پایدار و قابل اعتماد برخوردار هستید؟
دریافت برترین خدمات تلفن ابری برپایه 3CX از نومان
شرکت نومان اولین ارائه‌دهنده خدمات تلفن ابری برپایه فناوری پیشرفته 3CX است. این سیستم جامع تمامی نیازهای کسب‌وکارهای مختلف را برآورده می‌کند. سیستم تلفنی 3cx از برترین سیستم‌های تلفن اینترنتی درجهان است. از مزایای دریافت این سیستم از شرکت نومان می‌توان به پشتیبانی آنلاین، راه‌اندازی سریع، پایداری بالا و قابلیت تماس رایگان اشاره کرد.
ما در شرکت نومان خدمات سیستم‌های تلفن اینترنتی خود را بر اساس گستره امکانات به پلن‌های مختلفی تقسیم‌بندی کرده‌ایم. بنابراین کسب‌وکارها بر اساس مقیاس کاری و نیازهای خود می‌توانند پلن‌های مدنظر را انتخاب کنند. از جمله امکانات این سیستم می‌توان به مواردی مانند شماره خط اختصاصی، تلفنهای گویای ساده و پیشرفته، کالر آیدی، موزیک پس‌زمینه، انتقال مکالمه ساده و پیشرفته، پشت خطی، صف انتظار ساده و پیشرفته، ضبط مکالمات، صندوق صوتی، پیام‌رسان صوتی، ارسال فایل درون‌سازمانی، هشدار تماس و امکان یکپارچه‌سازی با سیستم CRM اشاره کرد.
برای بهره‌مندی از این خدمات کافی است در سایت نومان یکی از پلن‌ها را انتخاب کنید و فرایند سفارش را به صورت کاملا آنلاین انجام دهید تا این سیستم را در کمترین زمان ممکن برای کسب‌وکار شما راه‌اندازی کنیم. همچنین مشاورین نومان همواره مشتاقانه آماده پاسخگویی به شما عزیزان هستند. شما می‌توانید از طریق کانال‌های مختلف ارتباطی از جمله: تماس رایگان وبسایت، گفت و گوی آنلاین و یا از طریق شبکه های اجتماعی با ما در ارتباط باشید تا پاسخ سوالات پیش از خریدتان را به صورت کامل دریافت کنید.