برای اینکه تفاوت مرکز تلفن ابری ( مرکز تلفن اینترنتی ) و مرکز تلفن محلی را کامل بررسی کنیم نیاز به بررسی جامع هر دو نوع سیستم تلفنی خواهیم داشت. شما تصور کنید امروز گوشی تلفن‌تان را برداشته و با فرد مورد اعتماد‌تان تماس گرفته‌اید که به شما پیشنهاد دهد برای بهبود سیستم تلفنی موجود در کسب و کارتان چه اقدامی باید انجام دهید. این مطلب دقیقا برای شما آماده شده است. ما تمام سعی‌مان را خواهیم کرد تا تمامی جوانب مزایا و معایب هر دو نوع مرکز تلفن ابری و سیستم تلفنی محلی را بررسی کنیم. و در نهایت شما خواهید توانست تا تصمیم بگیرید که کدام سیستم مناسب کسب و کار شماست.
زمان مورد نیاز برای مطالعه این مقاله: 15 دقیقه | بروز رسانی مطلب: شهریور ۱۴۰۱
این مطلب را به صورت پادکست گوش کنید:
سیستم تلفن On Premise یا سیستم تلفن محلی چیست؟
سیستم تلفن محلی، سیستم تلفنی مبتنی بر شبکه داخلی است که زیرساخت اصلی آن در محل شرکت قرار می‌گیرد. کسب‌وکارها برای برقراری ارتباط با مشتریان و کارمندان از طریق اینترنت از این سرویس استفاده می کنند. روشی سنتی که سالیان زیادی است کسب و کارها از آن استفاده می‌کنند.
مزایای راه اندازی سیستم تلفنی در محل :
۱. وابستگی کمتر به اینترنت
یکی از مزایای راه اندازی سیستم تلفنی در محل وابستگی بسیار کم به اینترنت است. اگر شما نیروهای دورکار نداشته باشید یا نیاز به برقراری ارتباط در خارج از تایم‌های کاری نداشته باشید. عملا دسترسی به اینترنت نیاز نخواهد بود.
۲- کنترل کامل برروی سیستم تلفنی
به علت اینکه تمامی تجهیزات و سخت افزار و نرم افزارهای مورد نیاز برای راه اندازی سیستم تلفنی در داخل محل شرکت شما خواهد بود، شما کنترل کاملی برروی نوع و نحوه‌ی ارتباط اجزاء آن خواهید داشت. شما هرزمان بخواهید می‌توانید وارد محیط کاربری نرم افزارتان شده و هر تغییری را که مد نظر دارید انجام دهید.
معایب راه اندازی سیستم تلفنی در محل :
۱- هزینه تمام شده بالاتر
هزینه راه‌اندازی و نگهداری سیستم تلفن در محل کسب و کار می‌تواند گران باشد. چرا که شما نیاز دارید تک به تک اجزاء مورد نیاز برای داشتن سیستم تلفن حرفه‌ای را به صورت کامل خریداری کرده و در محل نصب کنید.
ما قبلا هزینه راه اندازی ویپ در هر دو نوع مرکز تلفن ابری و مرکز تلفن محلی را به صورت جامع بررسی کرده‌ایم. برای اطلاع از انواع هزینه‌هایی که احتمالا به بخشی از آنها همین الان هم به آن فکر نکرده‌اید مطالعه این مطلب را از دست ندهید.
۲- مقاوم در برابر تغییر
اگر کسب و کار شما در حال رشد باشد یا نیاز به تغییر استراتژی ارتباطی خود داشته باشید، تغییر سیستم تلفنی به علت هزینه‌های سربار احتمالا شما را منصرف خواهد کرد و این به خودی خود در بلند مدت هزینه‌های مخفی بسیاری را به کسب و کار شما تحمیل خواهد کرد.
۳- آسیب پذیری بالا.
سیستم تلفنی نصب شده در محل، معمولا به علت عدم پشتیبانی دقیق در برابر حملات سایبری آسیب پذیر است، معمولا این نرم افزارها برای دسترسی و مدیریت از راه دور پورت‌هایی را به صورت باز خواهند داشت که هر هکری با دانش متوسط می‌تواند به آن نفوذ کرده و دسترسی پیدا کند. بنابراین داشتن پشتیبان دائمی و بروزرسانی تمام اجزاء سیستم تلفنی یکی از الزامات است که به خودی خود مستلزم هزینه‌های هنگفت خواهد بود.
۴- جایگزینی.
یکی دیگر از سختی‌ها، تغییر مرکز تلفن و جایگزینی آن با سیستم موجود است. ایجاد یکپارچگی احتمالا نیاز به تغییراتی در ساختار و روشها خواهد داشت و احتمالا منابع بالایی را باید صرف آن کنید. این تغییر تاثیر مستقیمی بر عملکرد کسب و کارتان خواهد گذاشت.
5. نیاز به نیروی انسانی متخصص:
بزرگترین عیب استفاده از سانترال یا راه اندازی ویپ در محل پیچیدگی‌ها و تجهیزات مورد نیاز برای اجرای سناریو‌های آن است، همین پیچیدگی باعث خواهد شد تا شما نیاز به استخدام افرادی با دانش و مهارت مناسب باشید تا سیستم را روان و کارآمد نگه دارند.
برای اطلاع از شرایط و تجهیزات مورد نیاز در راه اندازی ویپ ما مطلبی را از قبل آماده کرده‌ایم که مطالعه آن برای دید بهتر شما کمک شایانی خواهد کرد.
مرکز تلفن ابری چیست؟
مرکز تلفن ابری همان مرکز تلفن محلی است با این تفاوت که تمامی تجهیزات بجای قرار گرفتن در دفتر شما در مرکز داده با استانداردهای سطح بالا قرار می‌گیرد. مرکز تلفن ابری و زیرساخت‌ها و تجهیزات آن همواره بروزرسانی و پایش می‌شوند و مجهز به آخرین ویژگیهای تکنولوژی ویپ هستند. در ادامه به بررسی برخی از مزایای تلفن ابری خواهیم پرداخت :
مزایای استفاده از مرکز تلفن ابری:
1. مقرون به صرفه:
سیستم های Cloud PBX یا مبتنی بر ابر اغلب بسیار ارزان تر از سیستم های تلفن داخلی هستند. بیشتر هزینه های مربوط به راه اندازی و اجرای سیستم تلفن، مانند سخت افزار، نرم افزار و نیروی انسانی متخصص، به جای کاربر نهایی، بر عهده شرکت ارائه دهنده تلفن اینترنتی (لینک به صفحه اول نومان) است.
2. انعطاف پذیر:
با مرکز تلفن ابری، می توانید به راحتی ویژگی های مورد نیاز‌تان را براساس نیازهای روز کسب و کارتان اضافه یا حذف کنید.. در صورتیکه شما اجاره نشین هستید و یا محل دفترتان تغییر کرده باشد. بدون نیاز به کوچکترین تغییری کافیست در محل جدید تلفن‌های‌تان را به اینترنت وصل کنید تا مطابق قبل ارتباط تلفنی شما فعال شود.
ذکر این نکته خالی از لطف نیست مرکز تلفن اینترنتی به شما کمک می‌کند تا نیازهای تجاری روز شما کاملا برآورده شود در صورتیکه نیاز به انعطاف پذیری صد درصدی هستید بهتر است از مرکز تلفن ابری اختصاصی بجای مرکز تلفن ابری اشتراکی استفاده کنید.
3. مقیاس پذیری:
مرکز تلفن ابری را می توان با رشد یا کوچک شدن کسب و کار شما کوچک یا بزرگ کرد. این بدان معنی است که شما مجبور نیستید برای سیستمی که برای نیازهای شما خیلی بزرگ یا خیلی کوچک است پول خرج کنید. دقیقا کافیست مطابق شرایط امروز‌تان هزینه پرداخت کنید.
4. امنیت:
از آنجایی که مرکز تلفن ابری در مراکز داده یا همان دیتاسنتر‌ها میزبانی می شوند، بسیار امن تر از سیستم های تلفن داخل کسب و کار شما هستند. این سرویس ها دائما بروزرسانی شده و از لحاظ فعال بودن بروز‌ترین پچ های امنیتی در سه مرحله توسط شرکت ارائه دهنده ویپ و شرکت ارائه کننده خدمات دیتاسنتر و هم از طریق مرکز ماهر سازمان فناوری اطلاعات ایران پایش می‌شوند.
داده‌های شما توسط شرکت ارائه کننده رمزگذاری می‌شود. مکالمات شما قبل از ارسال از طریق اینترنت و در سرورهای ایزوله محافظت می‌شوند و این داده‌ها صرفا در نقطه نهایی رمزگشایی می‌شوند.
اینها فقط بخشی از فرایندی است که توسط مجموعه نومان در تلفن اینترنتی اش رخ می‌دهد. ما به کمک رعایت استانداردهای مختلف نظیر ISO 27001 از داده‌های شما محافظت می‌کنیم و شما می‌توانید با خیال راحت نسبت به خرید تلفن ابری اقدام کنید.
در بحث امنیت مرکز تلفن ابری نومان ناگفته پیداست این سیستم برروی دیتاسنتر و با کنترل کامل بر روی فرد یا افرادی که به سیستم دسترسی دارند فعال شده است. ما امکان ضبط مکالمات تماس‌ها را به‌صورت بلادرنگ یا در صورت درخواست را در پلن حرفه‌ای فعال کرده‌ایم. برخی از ویژگی های تلفن ابری نومان عبارتند از صندوق صوتی، ضبط تماس، انتقال تماس، بازگشت تماس اتوماتیک برای تماس‌ها از دست رفته و … که می‌توانید برای اطلاع از پلن‌ها و شرایط آن به صفحه مرکز تلفن اینترنتی نومان مراجعه کنید.
5. پشتیبانی از چند پلتفرم:
مرکز تلفن های ابری معمولاً با طیف وسیعی از پلتفرم ها مانند ویندوز، MacOS و اندروید و Ios سازگار هستند. این بدان معنی است که شما می توانید بدون توجه به نوع دستگاهی که استفاده می کنید از سیستم تلفن خود استفاده کنید.
6.آخرین تکنولوژی:
یکی از بزرگترین مزایای استفاده از سانترال ابری مدیریت و به روزرسانی آسان تر است. این بدان معنی است که شما همیشه می توانید از آخرین روندهای فناوری در بحث ارتباطات استفاده کنید. با تلفن ابری استاندارد و بروز به خودی خود هموراه نسبت به رقبایتان کارآمدتر و بروزتر رو به جلو حرکت کنید.
7. پایداری بسیار بالا:
اگر از مرکز تلفن ابری استانداردی استفاده کنید. این شرکت‌ها استانداردهای سطح بالایی را رعایت می‌کنند. پایداری بالای ۹۹ درصدی و عدم قطعی سرویس یکی از مزایای این نوع خدمات است. قطعا قطعی برق‌های مکرر در سال‌های اخیر تاثیر مستقیمی بر کسب و کار شما داشته است. با مرکز تلفن ابری این با قطعی برق هم هیچ خللی در سرویس شما ایجاد نمی‌شود.
8. جذابیت:
با مرکز تلفن ابری حتی شرکت‌ها و کسبوکارهای کوچک هم می‌توانند همانند قوی‌ترین رقابیشان از بهترین و پیشرفته‌ترین امکانات ارتباطی با هزینه خیلی پایین بهره‌مند شوند.
مرکز تلفن ابری نومان از توسط یکی از بهترین سیستم‌های تلفنی دنیا 3cx میزبانی می‌شود و این یعنی شما بهترین سیستم تلفنی دنیا را با تمامی ویژگی‌هایش در کنار تجربه متخصصین نومان برای داشتن سیستمی اثربخش و تاثیرگذار برای رقابت با رقبایتان در اختیار خواهید داشت.
9. بدون نیاز به مدیر آی تی یا نیروی انسانی:
مرکز تلفن ابری راه حل تلفنی برای کسب‌وکارهایی است که دغدغه هزینه نیروی انسانی را دارند. این سیستم‌ها تمامی ویژگیهای سیستم تلفنی را بدون نیاز به تیم اختصاصی IT فراهم می کند.
به عنوان مثال شما اگر امروز نیاز به اضافه کردن یک داخلی داشته باشید فقط کافیست از شرکت ارائه کننده بخواهید این را برای شما اضافه کند و احتمالا نهایتا ۵ دقیقه دیگر داخلی جدید در اختیارتان خواهد بود و این برای کسب و کار نوپا فوق العاده است، چراکه نیازی به استخدام نیروی انسانی برای راهکار تلفنی‌شان نخواهند داشت.
10. راحتی:
مرکز تلفن ابری استفاده خیلی راحتی را خواهد داشت. چه در دفتر کار باشید یا در جاده با سرعت ۱۲۰ کیلومتر در حال حرکت باشید برای پاسخگویی به تلفن کافیست اینترنت موبایل شما روشن باشد تا بتوانید شبیه به حضور در محل دفتر کار از سیستم تلفنی‌تان استفاده کنید. شاید اغراق نباشد برای استفاده از مرکز مرکز تلفن اینترنتی شما تنها به ۱۰ دقیقه آموزش نیاز دارید.
۱۱. ایده ال برای دورکاری:
اگر شما جزو مجموعه‌هایی هستید که کارمندان‌تان به صورت دورکار با شما در ارتباط هستند بهترین راهکار ارتباطی برای ارائه به این کارمندان برای ارتباط با مشتریان مرکز تفن ابری است. شما با این روش در کنار توانایی مانیتورینگ فعالیت آنان می‌توانید سیستمی یکپارچه را در اختیار کارمندان‌تان قرار دهید.
۱۲. ایده‌ال برای شعبات:
اگر شما جزو مجموعه‌هایی هستید که دارای شعبات مختلف هستید. مرکز تلفن ابری دقیقا مناسب کسب و کارشماست. چرا که با صرف هزینه بسیار پایین می‌توانید تمامی شعبات را به مکانی واحد متصل کنید بدون اینکه نگرانی یا دغدغه ی قطعی ارتباط به علت سرعت اینترنت را داشته باشید.
۱۳. عدم نیاز به سخت افزار:
یکی از بزرگترین مزیت‌‌های مرکز تلفن ابری عدم نیاز به هرگونه سخت افزار و تجهیزات در بحث راه اندازی سیستم تلفنی است. تمامی این تجهیزات در سمت ارائه کننده voip نصب شده و خریدار درگیر خرید هیچ سخت افزار زیرساختی نخواهد شد.
14. پشتیبانی:
شرکت‌های ارائه کننده مرکز تلفن ابری معمولا بهترین پشتیبانی را برای این محصول را خواهند داشت. ما در نومان تمام سعی‌مان بر این است تا با آموزش کافی کارشناسان مرکز تماس کسب‌وکارهایی که از خدمات مرکز تلفن ابری نومان استفاده آنها را برای پاسخگویی با اثربخشی بالا مشتریان‌شان آماده کنند.
15 . بدون تعهد طولانی مدت:
با خرید تلفن ابری شما زیر تعهد چند ساله نخواهید رفت. معمولا حداکثر زمان اشتراک سالیانه است و پلت فرم انتخابی‌تان را براحتی بعد از یکسال در صورت عدم رضایت از شرکت ارائه کننده یا عدم تناسب امکانات مد نظر با سرویس دریافتی از تلفن ابری، می‌توانید سرویس‌تان را تمام قطع کرده یا همکاری با شرکت دیگری را آغاز کنید.
معایب مرکز تلفن ابری:
۱- ناپایداری:
اگر شما در انتخاب مرکز تلفن ابری دقت کافی را نداشته باشید. نقطه قوت این سیستم به نقطه ضعف اش تبدیل می‌شود. قطعی های مکرر حین تماس. قطعی سرویس و … از جمله مواردی که می‌تواند به یکی از بدترین تجربه‌های ارتباطی شما تبدیل شود.
۲- وابستگی:
اگر شرکتی که به شما خدمات مرکز تلفن ابری را می‌دهد به هر دلیلی تصمیم بر عدم ارائه این سرویس بگیرد احتمالا شما با مشکلاتی روبرو خواهید شد. با توجه به افزایش قارچ‌گونه شرکت‌های ارائه کننده خدمات ویپ،باید یکی از پارامتر‌های اصلی انتخاب شرکت مد نظر‌تان، قدمت حضور در بازار این شرکت‌ها باشد.
نومان با بیش از ۱۰ سال سابقه در ارائه راهکارهای ارتباطی یکی از اولین مجموعه‌ها در ایران است که این تکنولوژی را به صورت ابری ارائه می‌کند و شما می‌توانید با خیال راحت نسبت به راه اندازی مرکز تلفن کسب‌وکارتان به ما اطمینان کنید.
۳- مناسب کسبوکارهای کوچک:
با توجه به محدودیت سرعت اینترنت در ایران اگر تمامی کارمندان شما به صورت حضوری در یک محل فعالیت می‌کنند استفاده از خدمات مرکز تلفن ابری احتمالا برای شما مناسب نخواهد بود. ما براساس تجربه چندین ساله حداکثر استفاده ۱۵ نفر همزمان و از یک مکان را توصیه می‌کنیم.
چه زمانی باید تصمیم بگیرم که از مرکز تلفن ابری استفاده کنم؟
اگر به دنبال مرکز تلفنی هستید که بتوانید در سریع‌ترین زمان ممکن راه اندازی شود و همچنین تمام نیازهای روز شما را با کمترین هزینه مرتفع کند استفاده از مرکز تلفن ابری بهترین گزینه است. اما همه اینها در شرایطی قابل توجیح است که شما با اطلاع و علم کافی نسبت به مزایا و معایب هر دو نوع سیستم اقدام به خرید مرکز تلفن ابری کنید.
مرکز تلفن ابری بهتر است یا مرکز تلفن محلی؟
وقتی نوبت به انتخاب سیستم تلفنی می رسد، عوامل مختلفی را باید در ذهن‌تان حلاجی کنید:
- امکانات و ویژگیها.
- مزایا و معایب
- دیدی که نسبت به کسب و کارتان و مقدار رشد احتمالی طی یکی دو سال آینده خواهید داشت
- اینکه آیا با برونسپاری این بخش از کسب و کارتان راحت هستید؟
- آیا با سیستم تلفنی موجود‌تان امکان یکپارچگی وجود دارد؟ با نرم‌افزارهای داخل سازمانی چطور؟
بررسی وضعیت موجود شما می‌تواند بخوبی کمک کند که کدام یکی از سیستم‌های تلفنی مناسب کسب و کار شماست.
در این مقاله، ما در مورد مزایا و معایب مرکز تلفن ابری و سیستم‌های تلفن محلی صحبت کردیم تا به شما کمک کند تصمیمی آگاهانه در زمینه انتخاب سیستم تلفنی داشته باشید. اگر مقاله ی “ هزینه راه اندازی ویپ و ۱۵ بخشی که نباید نادیده بگیرید “ را مطالعه نکرده‌اید پیشنهاد می کنیم حتما آن را مطالعه فرمایید تا با دید بازتری نسبت به راه اندازی یکی از مهم‌ترین بخش‌های ارتباط با مشتریان‌تان تصمیم بگیرید. همچنین مشاورین نومان در صورت نیاز همواره در کنار شما هستند، با خیال راحت با همکاران ما به صورت تلفنی یا گفت و گوی آنلاین در ارتباط باشید.
در آخر نکته‌ای که نباید فراموش کنید: مهم نیست که چه نوع سیستم تلفنی را انتخاب می کنید، مهم این است سیستم در بهینه ترین حالت تمام نیازهای شما را مرتفع کند.
نحوه تغییر از سانترال محلی به مرکز تلفن ابری:
در سال‌های اخیر، روندی وجود داشته است که کسب‌وکارها از سیستم‌های تلفن محلی سنتی دور شده و به سمت مرکز تلفن ابری رفته‌اند. دلایل زیادی وجود دارد که شما را به سمت استفاده از مرکز تلفن ابری سوق دهد. اما پیشنهاد ما همیشه برای کسب و کارها نگاه فرایند محور به این نوع تغییرات عمده است. در این نگاه شما به تدریج وارد فاز تغییرات شده و طی یک الی دو ماه پس از استقرار کامل سیستم تلفنی جدید، سانترال سنتی شما جایگزین می‌شود. برای دریافت راهنمایی با همکاران ما همین الان در ارتباط باشید تا مناسب‌ترین گزینه‌های موجود برای کسب وکارتان را پیشنهاد دهند.