یکی از امکانات بسیار کاربردی و خوب سیستم تلفنی 3cx بهره مندی از پنل و کنسول کاربری مجزا برای هریک از کارمندان و داخلی‌های شماست. در این بخش از آموزش 3cx به صورت کامل به معرفی امکانات و استفاده از پنل کاربری 3cx خواهیم پرداخت.
یک ایستگاه برای همه ارتباطات شما – پنل تحت وب کاربری 3cx
پنل تحت وب کاربران یا همان 3cx webclient در سیستم تلفنی 3cx، ضمن راحتی ، تمام ویژگی های مورد نیاز برای برقراری ارتباط موثر با همکاران، شریک ها و مشتریان را مستقیماً از مرورگر شما فراهم می کند.
۱- پنل تحت وب کاربران 3cx در یک نگاه به همراه آموزش 3cx وب کلاینت به صورت ویدیو :
در این رابط کاربری ، شما به راحتی می توانید تماس برقرار کنید ، وضعیت همکاران را مشاهده کنید ، پیام های متنی ارسال کنید و یک کنفرانس ویدیویی برگزار کنید. در اینجا نگاهی گذرا به موارد عالی که می توانید با پنل تحت وب کاربران 3cx می توانید انجام دهید ، می پردازییم.ضمن تشکر از همکاران ما در استودیو نومان، شما می توانید امکانات این بخش را به صورت ویدیویی نیز مشاهده کنید، پیشنهاد می کنیم برای اطلاع از امکانات و نحوه ی استفاده از این بخش، این ویدیو را از دست ندهید.
۲- شروع آموزش 3cx بخش پنل کاربران 3cx ( 3cx webclient ): ورود به سیستم
پس از وارد کردن اطلاعات هویتی دریافتی از طریق ایمیل وارد محیط کاربری 3cx خواهید شد.
در ایمیل خوش آمدگویی که از سمت مدیریت سیستم دریافت کرده اید، اطلاعات احراز هویت‌تان و لینک ورود به پنل تحت وب کاربری را خواهید یافت. اگر ایمیل خوش آمدگویی به سیستم را گم کرده اید ، نگران نباشید. شما براحتی می توانید از طریق برنامه های تلفن هوشمند 3cx ( شامل سیستم عامل آندروید یا IOS ) یا نرم افزار کاربری 3cx برای سیستم عامل ویندوز، درخواست ارسال مجدد ایمیل را داشته باشید.
۳- افزونه گوگل کروم و اج ماکروسافت برای پنل تحت وب کاربری 3cx :
با فعال شدن افزونه 3cx برای دریافت و پاسخ به تماس ها، به نصب نرم افزار نیاز نخواهید داشت
این افزونه به یمن تکنولوژی Webrtc به شما امکان دسترسی فوری به مکالمات با یک پنل کوچک تحت وب را فراهم می آورد، تا نیازی به باز نگه داشتن کامل پنل تحت وب کاربری در مرورگر شما نباشد.
پس از ورود به پنل تحت وب ، در قسمت بالا سمت چپ ” install 3CX Google Extension” را مشاهده خواهید کرد. در صورتی که مشکلی در نصب و کانفیگ افزونه 3cx دارید به ویدیویی که پیشتر در همین مقاله قرارداده شده است مراجعه کنید.
افزونه 3cx برای مرورگر گوگل کروم و اج مایکروسافت به شما امکان می دهد کارآمدتر از قبل فعال باشید، این افزونه به صورت کاملا یکپارچه با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری شما ( CRM ) عمل می کند ، سوابق مشتری را باز می کند و به شما، شماره تماس گیرنده را نشان می دهد. علاوه بر این ، افزونه 3cx با شناسایی خودکار شماره تلفن ها در صفحات وب و در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری‌تان ، قابلیت کلیک و تماس آنی را ارائه می دهد.
۴- آموزش استفاده عملی از سیستم تلفنی 3cx : برقراری تماس
تنها کافیست با کلیک برروی نشانگر تلفن، بتوانید با فرد مورد نظرتان تماس برقرار کنید.
خبر خوب اینکه با 3cx webclient شما نیازی به شماره گیری داخلی ها ندارید. به سرعت و به راحتی با جستجوی نام، شماره یا آدرس ایمیل افرادی که باید با آنها تماس بگیرید شماره داخلی فرد مورد نظر را خواهید دید و با کلیک بر روی نماد تلفن، تماس برقرار می شود و تمام، به همین راحتی شما اولین تماس خود را انجام داده اید.
پس از برقراری تماس ، می توانید فقط با چند کلیک تعدادی اقدامات دیگری را انجام دهید
Transfer ( انتقال )
تماس بدون نیاز به صحبت با گیرنده را “انتقال کور” یا همان “Blind Transfer” انتقال می دهد
Att.transfer ( انتقال آگاهانه )
ابتدا شما با فردی که می خواهید تماس را به وی انتقال دهید صحبت کرده و پس از اطمینان از اینکه آیا او تماس را می پذیرید، تماس انتقال می یابد.
Conference ( کنفرانس )
به شما امکان می دهد یک کنفرانس ویژه موقت ایجاد کنید ، و افراد بیشتری را برای پیوستن به مکالمه اضافه کنید.
Rec (ضبط مکالمه )
به شما امکان می دهد مکالمه خود را ضبط کنید.
۵- تنظیمات بیشتر در نحوه پاسخگویی با تلفن تحت شبکه ، تلفن هوشمند یا پنل تحت وب کاربری 3cx :
شما می توانید به دلخواه پنل تحت وب کاربری 3cx را به یکی از دستگاه های فعال متصل کنید.
در ادامه آموزش 3cx – پنل کاربری webclient می خواهیم بگوییم که می توانید انتظار بیشتری هم داشته باشید. با استفاده از بخش انتخاب تلفن در قسمت بالا، سمت راست، می توانید به راحتی دستگاه مورد نظر خود را انتخاب کرده و تماس ها را با استفاده از رابط تحت وب به صورت یکپارچه کنترل کنید.
CTI چیست؟
در سیستم تلفنی 3cx امکان CTI چگونه به شما کمک خواهد کرد؟
برای درک کامل توضیحات بالا، بهبود و افزایش بازدهی کارکنانتان در نتیجه یکپارچه سازی پنل تحت وب کاربری و تلفن تحت شبکه، مطالعه این مقاله را پیشنهاد می کنیم.
به عنوان مثال در صورت انتخاب تلفن همراه تان، وقتی تماس خود را به صورت عادی انجام دهید – اعلان تماس به صورت ” make call ” در موبایل‌تان ظاهر می شود.
برای شروع تماس‌تان بر روی دکمه ” پاسخ ” کلیک کنید تا تماس برقرار شود.
علاوه بر این ، می توانید پنل تحت وب کاربری را برای نحوه دریافت تماس صوتی و تصویری در مرورگر chrome و microsoft edge، شخصی سازی کنید تا خروجی های بلندگو و نحوه پاسخگویی را شخصی سازی کنید.به این معنی که :
به شما امکان داده می‌شود تا صدای زنگ خوردن داخلی تان را از طریق بلندگوها بشنوید اما از طریق هدست به تماس تان پاسخ دهید. با این قابلیت حتی اگر پشت میز رایانه تان نباشید، نگران از دست رفتن تماس هایتان نخواهید بود.
می توانید با ورود به بخش “تنظیمات”> “شخصی سازی”> “صدا / فیلم” این امکان را پیکربندی کنید.
۶- ادامه آموزش 3cx با تنظیم وضعیت کاربری در سیستم تلفنی:
با استفاده از وضعیت کاربری، در همه ی حالات کاری و غیر کاری سناریو پاسخگویی را خواهید داشت.
با استفاده صحیح و بهینه از قابلیت مشاهده وضعیت همکاران، می توانید ببینید که همکاران تان در چه وضعیتی هستند و آیا قادر به پاسخگویی می باشند یا خیر؟به این ترتیب مانع حواس پرتی آنها و اتلاف وقت خودتان خواهید شد.
شما می توانید وضعیت پاسخگویی خودتان را نیز تنظیم کنید تا دیگران هنگام تغییر وضعیتتان به حالت “خارج از محیط کاری” یا وضعیت ” مزاحم نشوید ” مطلع شوند.
از میان گزینه های موجود می توانید به وضعیت های » خارج از محیط کاری، عدم مزاحمت ،ناهار ، مسافرت کاری و تبدیل وضعیت موقت، انتقال داده شوید. برای تغیر وضعیت پاسخگویی، از بخش “تنظیمات> انتقال تماس” ( مطابق شکل بالا ) اقدام کنید. اگر می خواهید بیشتر در مورد وضعیت های کاربری اطلاعات کسب کنید به آموزش 3cx نسخه کاربری تحت ویندوز سری بزنید تا با دید بازتری از امکانات این بخش استفاده کنید.
۷- تنظیم پیام صوتی اختصاصی برای هریک از وضعیت های کاربری:
با ضبط پیام شخصی یا با استفاده از پیام‌های آماده، برای هر وضعیت، منشی تلفنی متفاوتی را داشته باشید.
با قابلیت ضبط پیام اختصاصی شما می توانید برای زمان های گوناگون و با شرایط متفاوت پیام های اختصاصی داشته باشید. به این پیام‌های از پیش ضبط شده گوش کنید.
پیام اختصاصی برای وضعیت ” حضور در شرکت “ و در زمان های مشغول بودن داخلی :
پیام اختصاصی برای وضعیت های مختلف و با هدف انتقال به صندوق صوتی :
هم اکنون می توانید پس از شنیدن صدای بوق، پیغام خود را بگذارید، ما این اطمینان را می دهیم که بزودی با شما در ارتباط خواهیم بود.
پیام اختصاصی برای وضعیت های خارج از ساعات کاری،جلسه، استراحت و … و با هدف انتقال به صندوق صوتی:
سفارش ضبط صدا
هم اکنون می توانید برای ضبط صدای تلفن گویا اقدام کنید و با صدای همکاران ما در استودیو نومان، تاثیر اولیه ی مثبتی را در ذهن مخاطبین‌تان داشته باشید. برای مقایسه صدای همکاران ما با تلفن گویا‌ی شرکت هایی عادی به لینک : نمونه صدای گویندگان حرفه ای و اثر بخشی آنها مراجعه کنید و جهت سفارش ضبط صدا به این لینک مراجعه کنید.
منشی تلفنی اختصاصی
پیام های اختصاصی صوتی برای هر یک از وضعیت ها تنظیم نمایید.
دریافت یا عدم دریافت اعلانات
دریافت اعلان تماس ( Notification ) را برای هر وضعیت فعال یا غیرفعال کنید
تغییر نوشتار وضعیت ها
نمایه های “ناهار” و “سفر تجاری” را تغییر نام دهید
تنظیم زمان جهت انتقال
برای فعال کردن انتقال تماسهای بی پاسخ به مقصد دلخواه در وضعیت “موجود” و “ناهار” می توانید تعداد ثانیه ها را تنظیم کنید.
ایجاد لیست سفید
شما می توانید بر اساس شماره تماس گیرنده، تمام قوانینی که برای انتقال تماس تنظیم کرده اید لغو کنید و تماس از یک یا چند فرد مشخص را دریافت کنید.
۸- آموزش بخش Switchboard سیستم تلفنی 3cx برای مدیریت حرفه ای تماس :
میانگین زمان و مکالمه، تعداد افراد پشت خطی، کارشناسان مشغول و آزاد از جمه اطلاعات Switchboard است.
برای سمت های شغلی که مدیریت، مانیتورینگ و پایش تماس های روزانه جزو شرح وظایف شغلی است ، بخش سوئیچ بورد 3cx ابزاری قدرتمند و کاربر پسندی برایشان خواهد بود.
Switchboard دیدی مختصر و در عین حال جامع درباره فعالیت تماس و صف های پاسخگویی ارائه می دهد. بسته به رده شغلی شما ، نماهای مختلفی در این بخش وجود دارد که امکان پاسخگویی، انتقال سریع و کارآمد، نظارت ، اطلاع از وضعیت صف های پاسخگویی و موارد دیگر را فراهم می کند.
در این بخش شما می توانید وارد یکی از زیر-منو هایی که در ادامه اشاره خواهیم کرد، بشوید :
All ( همه )
تماس های تمامی داخلی ها و صف ها نشان داده می شود.
wallboard
تجزیه و تحلیلِ آنیِ تمامی تماس ها
Reminders
مشاهده و مدیریت همه “یادآوری” های فعال شده
Queue Calls
تماس های فعال در صف‌های پاسخگویی
Per queue
اطلاعات تماس ها و اپراتور های فعال برای هر صف
مدیریت یک تماس آنی
با کلیک راست بر روی تماس، منوی عملیاتی که می توانید انجام دهید، باز می شود.
در نظر داشته باشید اگر در یک مرکز تماس حرفه ای در حال فعالیت هستید می توانید بخش سوئیچ بورد را به صورت تمام صفحه برروی یک تلوزیون فعال کنید و به صورت لحظه ای تمام افراد از وضعیت آنلاین مرکز تماس مطلع باشند.
حرف آخر:
با استفاده از سیستم تلفنی 3cx شما می توانید بدون نیاز به نرم افزار جانبی دیگر، تمامی ارتباطات خود را به صورت یکپارچه داشته باشید. اگر نظر یا سوالی در مورد سیستم تلفنی 3cx یا این بخش از آموزش 3cx دارید، یا صورتی که نیاز به دریافت آموزش 3cx برای سایر بخش های این سیستم تلفنی دارید، و تیم توسعه نومان تاکنون در آن زمینه محتوای آموزشی تهیه نکرده است، در بخش نظرات همین مقاله با ما درمیان بگذارید.