اثر سیلو چیست؟ با ما همراه باشید تا به صورت کامل اثر سیلو که مترادف عبارت silo effects است را در کسب‌وکارها بررسی کنیم. یک ضرب المثل معروف انگلیسی می‌گوید: کار تیمی باعث می‌شود که رویاها به واقعیت تبدیل شوند. همه‌ی ما حداقل یکبار به تماشای فیلمی نشسته‌ایم که در آن مردم و احتمالا ابر قهرمانان در کنار هم حول هدف مشترک متحد می‌شوند تا حادثه وحشتناکی را پشت سر هم بگذراند. اما آیا در کسب‌وکارها هم واقعا به همین شکل است؟ اگر جواب شما بله است پس چرا بسیاری از تیم‌ها، علارغم اینکه برای تحقق این رویا تلاش می‌کنند اما نمی‌توانند به هدفشان دست یابند؟
زمان مورد نیاز برای مطالعه این مقاله: 15 دقیقه | بروز رسانی مطلب: شهریور ۱۴۰۱
این مطلب را به صورت پادکست گوش کنید:
اثر سیلو عنوانی است که در این مطلب بررسی خواهیم کرد و نشان خواهیم داد که چرا سیلوها برای کسب‌وکار شما تهدید هستند و چگونه می‌توان برای حذف سیلوهای سازمانی اقدام کرد؟
“ذهنیت سیلو” در محل کار چیست؟ خطرات کار در سیلوها و 4 قدم برای حذف سیلوها از جمله تیترهایی است که در این مطلب به آن‌ها خواهیم پرداخت.
اثر سیلو چیست؟
اثر سیلو عبارتی است که در کسب‌وکارها برای توصیف فقدان ارتباطات و اهداف مشترک بین بخش‌های سازمان استفاده می‌شود. (+)
“ذهنیت سیلو” در محل کار چیست؟
ذهنیت سیلو زمانی ظاهر می‌شود که کارمندان در بخش‌های مختلف نتوانند دانش‌های سازمانی‌شان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. از علت‌های شایع می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- عدم وجود سیستم‌ها یا ابزارهای ارتباطی مناسب در محل سازمان برای ارتباط موثر بین همکاران.
- وجود رقابت بین دپارتمان‌ها و همچنین تلاش برای حفظ محرمانگی داده‌ها در بین کارمندان.
علت اصلی هرچه که باشد، معمولاً فقط با توجه به رفتار و فرهنگ سازمانی کسب‌وکار می‌توانید تشخیص دهید که سیلوها چه زمانی در حال جابجایی هستند و نکته‌ی بسیار مهمی که مدیران کسب‌وکار باید در نظر بگیرند:
هنگامی که اثر سیلو در قسمتی از زنجیره کسب‌وکار اتفاق می‌افتد، متأسفانه در کل فضای کسب‌وکار گسترش می‌یابد.
در اینجا برخی از علائم که نشان می‌دهد در کسب‌وکار شما سیلو‌هایی در حال ایجاد شدن است را بررسی می‌کنیم.
۱. تیم‌ها کارهای تکراری را انجام می‌دهند:
پس از گذراندن هفته‌ها کار بر روی پروژه جدید، یکی از مدیران میان رده تیم شما متوجه می‌شود که تیم دیگری دقیقاً همان خلاصه‌ای را که آن‌ها تنظیم کرده‌اند را ارائه کرده است.
۲. مدیران از تغییرات جدید آگاه نیستند:
یکی از نشانه‌های شکل‌گیری اثر سیلو عدم اطلاع از تغییرات جدید توسط دپارتمان‌های مختلف است. تیم خدمات پس از فروش تنها دو هفته قبل از راه‌اندازی نسخه جدید محصول کسب‌وکار شما، متوجه این اتفاق می‌شود. در حالیکه این دپارتمان می‌توانست بازخوردهای مشتریان را به تیم توسعه برای بهبود رابط کاربری و تغییر یا افزودن امکانات انتقال دهد.
3. پیدا کردن آنچیزی که به دنبالش هستیم سخت است:
پس از چند روز جستجو برای برخی از تجهیزات یا اطلاعات حیاتی، کارمند شما در نهایت متوجه می‌شود که آنچه نیاز دارد توسط تیم دیگری حذف یا دور ریخته شده است.
۴. مبارزات قدرت:
بین کارمندان یا دپارتمان‌ها رقابتی ایجاد شده است که به سختی می‌توانند با هم فعالیت کنند.
۵. اجماع خطرناک:
به نظر می‌رسد هیچ کس در مورد هیچ چیز اختلاف نظر ندارد – یا اینکه اختلاف نظر کار پسندیده‌ای تلقی نمی‌شود یا اینکه کارمندان انگیزه‌ای برای تغییر اوضاع ندارند.
سیلوهای سازمانی از جهاتی اجتناب‌ناپذیر هستند و در تمامی اوقات خطرناک نیستند. به صورت طبیعی هر بخش از کسب‌وکار، تخصص‌ها و پروژه‌های خاص خودشان را دارند و احتمالا شفاف شدن نحوه عملکرد تیم فروش برای تیم فنی ضرورتی ندارد. اما وقتی سیلوها به نقطه‌ای می‌رسند که هر بخش بدون توجه به سایر بخش‌ها روی وظایف خود متمرکز می‌شوند، اوضاع کمی تیره‌تر می‌شود.
اثر سیلو کسب‌وکار شما را چگونه تهدید می‌کند؟
سیلوها در صورت عدم کنترل می‌توانند به روش‌های مختلفی برای کسب‌وکار شما آسیب‌زا باشند. هشتاد و شش درصد از کارکنان بر این باورند همکاری ضعیف و فقدان ارتباطات، عامل اصلی بی تفاوتی و شکست پروژه‌ها در محل کار است. (+) در ادامه برخی از بزرگ‌ترین خطرات وجود سیلو در کسب‌وکار را اشاره می‌کنیم.
بزرگ‌ترین خطرات اثر سیلو:
1. بهره‌وری: سیلوها می‌توانند به میزان قابل توجهی خروجی کسب‌وکار شما را تحت تاثیر قرار دهند. وقتی کارمندان شما از برخی اطلاعات مرتبط با کارشان آگاه نیستند، یا وقتی زمان خود را صرف جستجوی آن می‌کنند و بدتر از آن از دستیابی افراد دیگر به بخشی از اطلاعات جلوگیری می‌کنند، قطعا شاخص‌های بهره‌وری به شدت افت می‌کند.
2.نوآوری: داده‌ها و بحث پیرامون آن، خلاقیت در کسب‌وکار را ارتقا می‌دهد. اگر تیم‌ها را به اشتراک‌گذاری دیدگاه‌ها و ایده‌های‌شان تشویق نکنید، در واقع نوآوری را سرکوب کرده‌اید.
3.منابع: سیلوها چه کارهای موازی باشند و چه زمان صرف شده برای جستجوی اطلاعات مورد نیاز یا پردازش سفارشات تکراری، در هر صورت باعث اتلاف زیاد منابع و ایجاد هزینه‌های غیرضروری می‌شوند.
4.روحیه: سیلوها می‌توانند به مشکل بزرگ برای انسجام محل کار و مشارکت کارکنان تبدیل شوند، می‌توانند روابط بین تیم‌ها را تیره کنند، اعتماد به رهبری شرکت را تضعیف کنند و انگیزه را برای کارکنانی که احساس می‌کنند در تغییر فرهنگ کسب‌وکار ناتوان هستند، از بین ببرند.
5.تجربه مشتری: سیلوها می‌توانند منجر به تناقضات شدید در اطلاعاتی که به مشتریان‌تان ارائه می‌دهید، شوند و می‌توانند مانع مهمی در ایجاد تجربه خرید بی‌نقص برای مشتری باشند. این اتفاقات در عمل می‌توانند به سود نهایی شما آسیب برسانند، 73٪ از مشتریان مایلند در صورت عدم دستیابی به تجربه‌ی ثابت از مشتری مداری(+)، برندی که با آن‌ها همکاری می‌کنند را تغییر دهند.
۴ اقدام مهم برای شکست اثر سیلو:
تا اینجا متوجه شده‌ایم که وجود سیلوها ضررهای زیادی به کسب‌وکار ما خواهند داشت. اما برای شکستن آن‌ها و جلوگیری از جوانه زدن سیلوهای جدید چه کاری می‌توانید انجام دهید؟
1.راه‌های ارتباطی را باز کنید
-هیچ‌کس نمی‌تواند بدون ارتباط آزادانه، همکاری موثری داشته باشد. زمانی که همه به جدیدترین پیشرفت‌های شرکت دسترسی داشته باشند طبیعتا انتشار دانش سازمانی بسیار آسان‌تر خواهد بود، بطوریکه رده پایین‌ترین کارمندان از نقطه نظرات بالارده‌ترین مدیران آگاه می‌شوند.
-در کنار وایت‌بوردها و مکالمه‌های سرد و بی‌روح در نرم افزارهای پیام‌رسان، وجود نرم افزار راهکارهای ارتباطی یکپارچه نظیر سیستم 3cx می‌تواند همکاری تیمی را بسیار آسان‌تر کند. به عنوان مثال، ابزاری مانند نرم افزار تماس اینترنتی با تلفن ثابت 3cx به کارمندان شما کمک می‌کند تا اسناد و منابع‌شان را به اشتراک بگذارند و با اعضای تیم از طریق تلفن، تماس ویدیویی کنفرانس یا گفت‌وگوی متنی در ارتباط باشند.
-راه دیگر برای تشویق به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، تشکیل جلسات منظم بین تیم‌ها برای بحث در مورد پیشرفت و فرصت‌های همکاری است. این جلسات می‌تواند توسط نفری از پیش تعیین شده برای ایجاد انگیزه در شروع بحث اداره شود.
-شرکت دیجی‌کالا از جمله شرکت‌های موفق با سابقه درخشان در ترویج ذهنیت شفاف و مشارکتی است. کارمندان دیجی‌کالا به طور فعال تشویق می‌شوند با هرکسی در شرکت در ارتباط باشند تا درباره ایده ها بحث کنند و بازخوردشان را به اشتراک بگذارند. به گفته یکی از برادران محمدی: «هرکس باید بتواند با هرکس دیگری، در هر سطح و در هر زمانی، بدون ترس از سرزنش صحبت کند».
علاوه بر این، دفتر مرکزی دیجی‌کالا به گونه‌ای طراحی شده است که فرصت برخوردهای تصادفی و همکاری برنامه‌ریزی نشده بین کارمندان را افزایش می‌دهد.
در بخش نرم افزاری، شرکت نومان آماده است با ارائه یکی از بهترین راهکارهای ارتباطی یکپارچه جهان بخش بزرگی از مشکلات ارتباطی داخلی سازمانی و ارتباط با مشتریان‌تان را به صورت کامل و در سطحی عالی مرتفع نماید. برای کسب اطلاعات بیش‌تر می‌توانید به صفحه تلفن اینترنتی یا به صفحه اختصاصی سیستم ارتباطی 3cx مراجعه کنید و با همکاران ما در ارتباط باشید تا مشاوره‌های جامع‌تری در این زمینه کسب کنید.
2-شکست اثر سیلو با شفافیت در وظایف و ماموریت کسب‌وکار:
-شفاف بودن هدف مشترک، یکی از موثرترین راه‌ها برای همسو کردن اولویت‌های همه و ترویج همکاری بیش‌تر در محل کار است. هر کارمند باید اهداف شرکت، دلایل پشت سر آن‌ها، برنامه دستیابی به آن‌ها و جایگاه هر تیم برای رسیدن به موفقیت را کامل درک کند.
-مشاهده اینکه دیگران چگونه در رسیدن به اهداف و ماموریت کلی شرکت مشارکت می‌کنند، حس وحدت بیش‌تری را تقویت می‌کند و باعث می‌شود کارکنان تمایل بیش‌تری به حمایت از یکدیگر داشته باشند.
-نقشه راه روشن، تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر را بهبود می‌بخشد. وقتی شرح وظایف کاملا مشخص است و همه می‌دانند چه کسی مسئول چه چیزی است، هیچ بحثی در مورد اینکه چه کسی صلاحیت برقراری ارتباط‌های خاص را دارد وجود ندارد.
۳- مدیران سرمشق کارکنان:
-یکی از راه‌های شکست اثر سیلو ترویج چشم انداز در سراسر شرکت است که این امر بدون حمایت کامل تیم رهبری شما دشوار است. مدیران شرکت به عنوان تأثیرگذارترین افراد که سایر کارمندان از آن‌ها الگوبرداری می‌کنند، باید استانداردهای شرکت را بیش از همه رعایت و اجرا کنند و در همه حال باید اولین کسانی باشند که رویکردها و روال‌های جدید به اشتراک‌گذاری منابع و اطلاعات را در کار اتخاذ می‌کنند.
-با رعایت وحدت و تعهد رهبران نسبت به شرکت، کارمندان شروع به پذیرش تغییر فرهنگ کرده و روال‌های کاری در داخل سازمان مستقر می‌شوند.
4. پیوند متقابل تیمی
-برای کاهش اثر سیلو راه دیگر دعوت از اعضای تیم‌های مختلف برای شرکت در تمرینات میان تیمی است (و اگر کارکنان راه دور دارید، از فعالیت‌های تیم‌سازی مجازی استفاده کنید).
یکی از راه‌های انجام این کار، گردآوری تیمی تحت عنوان «تیم ساخت پروژه » است.
– افراد باید ایده‌های‌شان را از بخش‌های مختلف گردهم آورند و برای ایجاد پروژه‌ی جدید بحث و تبادل نظر کنند. انجام این کار به کارمندان این فرصت را می‌دهد تا عملکرد سایر تیم‌ها را به دقت ببینند و در نشر اطلاعات حساسیت کم‌تری را داشته باشند و این باعث خواهد شد در دراز مدت احتمال حفاظت از اطلاعات به صورت وسواس گونه کم‌تر شود.
– آموزش کارمندان در زمینه مهارت‌ها و وظایفی که خارج از حوزه کاری معمولی آن‌ها است باعث می‌شود که آن‌ها قدردانی بهتری از کارهایی که همکاران‌شان هر روز انجام می‌دهند، داشته باشند و پروسه خود اصلاحی و حضور فعالانه‌تر درباره اطلاعات و منابعی که می‌توانند در آینده با بخش‌های دیگر به اشتراک بگذارند را شروع کنند.
-ایجاد فضای صمیمی و ایجاد بازی‌های تیمی تا حد بسیار زیادی در ساخت اعتماد و شکست سیلوهای داخل سازمانی کمک خواهد کرد.
برای ریشه کن کردن اثر سیلو آماده‌اید؟
این نکات را به یاد داشته باشید:
اثر سیلو در صورت عدم کنترل می‌تواند آسیب جدی به کسب‌وکار شما وارد کند.
هرچه برای محدود کردن این آسیب‌ها زودتر اقدام کنید، بهتر است.
با رشد کسب‌وکار، برداشتن سیلوها سخت‌تر می‌شود.
به یاد داشته باشید شکستن سیلوها نیاز به زمان داشته و به هیچ عنوان ارزان هم نخواهد بود.
با نادیده گرفتن اثر سیلو، در درازمدت هزینه بیش‌تری برای حذف آن به شما تحمیل خواهد شد چرا که بهره‌وری، روحیه کارکنان و سطح رضایت مشتریان شما همگی رفته رفته نشان خواهد داد که در وضعیت خطرناکی قرار دارید.
ایجاد محیطی از شفافیت و همکاری و استفاده از آخرین راهکارهای ارتباطی یکپارچه بهترین پادزهر برای سیلوها است.
از نکات موجود در این مطلب به عنوان الهام بخش برای تغییر فرهنگ شرکت خود به سمت ارتباط درون سازمانی بهتر استفاده کنید.
برای دریافت اطلاعات بیش‌تر در زمینه بهبود ارتباطات درون سازمانی و ارتباط با مشتریان با مشاورین ما از طریق گفت‌وگوی آنلاین یا تماس تلفنی در ارتباط باشید. ما به شما کمک خواهیم کرد تا از ایجاد یا گسترش سیلوهای سازمانی‌تان جلوگیری کنید.