زمان مورد نیاز برای مطالعه این مقاله : ۱۵ دقیقه | بروز رسانی مطلب: اسفند ۱۴۰۰
معمولا زمانیکه با کسب‌وکار شما تماس گرفته می‌شود، تماس گیرنده انتظار دارد که تماس به تلفن گویا متصل شود. بنابراین طراحی سیستم تلفن گویای مناسب، می‌تواند بخش مهمی از تجارت شما در بخش خدمات به مشتریان محسوب گردد. در طراحی سیستم تلفن گویا، اشتباهاتی که در بخش متن تلفن گویا انجام می‌دهید باعث می‌شود ضمن کاهش بازدهی کارمندان، ترافیک بخش خدمات به مشتریان افزایش یابد. اگر طراحی متن تلفن گویای شما به درستی انجام نشود یا از امکانات سیستم تلفنی‌تان به صورت ایده‌ال استفاده نشود، تماس گیرندگان به سمتی هدایت خواهند شد که راحت‌تر به یک نیروی انسانی متصل شوند.
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل فایل زیر را گوش دهید.
برای اینکه از سیستم تلفن گویای خود بهترین نتیجه را بگیرید، ما مقالات و ویدیوهای متعددی در زمینه طراحی صحیح متن تلفن گویا در وب‌سایت و صفحه اینستاگرام استودیو نومان آماده کرده‌ایم که در صورت مطالعه و رعایت کامل این مطالب به شما تضمین می‌دهیم بازدهی بسیار بالایی را نسبت به رقبای خود خواهید داشت.
1- پیام ناقص و نامفهوم از اشتباهات تلفن گویا است.
پیام ضبطی شما ترجیحا متن کوتاه، کامل و هماهنگ باشد. پیشنهاد ما به شما این است بعد از نوشتن متن تلفن گویا با صدای خودتان پیام را ضبط کنید و چندین بار پیام را بشنوید. چه بخش‌هایی را دوست دارید به متن اضافه کنید؟ چه بخش‌هایی به نظرتان اضافه به نظر می‌رسد. تغییرات را اعمال کنید. اگر کارمندانی موفق و با جسارت دارید، متن را به ایشان نشان دهید تا آنها هم نظرشان را به شما انتقال دهند. متن تلفن گویای شما باید دقیقا مناسب کسب‌وکار شما باشد.
اگر در طراحی متن تلفن گویا سردرگم هستید به مقاله “نمونه متن منشی تلفنی” که به همراه فایل‌های صوتی آنها برایتان در وب‌سایت قرار داده‌ایم مراجعه کنید. در نظر داشته باشید ما با کمال میل در هر زمان که شما بخواهید با کلیک بر روی “گفت و گوی آنلاین” آماده راهنمایی شما هستیم.
2- لحن صدای نامناسب برازنده کسب‌وکار شما نیست.
به تفاوت تاثیرگذاری این دو نمونه گوش کنید:
وقتی که صدای مثبت و دوستانه‌ای را تماس گیرندگان پشت تلفن گویا می‌شنوند، تجربه خوشایندی در ذهن آنها نسبت به شرکت شما نقش خواهد بست. صدای خسته و احتمالا آماتور باعث از بین رفتن فرصت تاثیر اولیه مثبت خواهد شد. قدرت تاثیر اولیه را دست کم نگیرید..
همچنین صدایی را انتخاب کنید که با دموگرافی مشتریان شما هماهنگ است. شرکت فناوری نومان با همکاری استودیو نومان، بهترین گویندگان رادیو و تلوزیون را برای ضبط پیام تلفن گویا با بهترین تجهیزات استودیویی و با کیفیت استثنایی مشتریان آماده کرده است.
3- بخش‌بندی بیش از حد اشتباه رایج تلفن گویا :
همواره در تلاش باشید که گزینه‌های کم‌تری را در برابر تماس گیرنده‌های خود قرار دهید تا آنها بتوانند براحتی یکی از آنها را انتخاب کنند. بخش‌بندی بیش از حد، منجر به سردرگمی تماس گیرنده می‌گردد. مشتریان باید قادر باشند با کوتاه‌ترین پیام خوش آمدگویی به هدف خود برسند.
4- عدم پیشنهاد برای ارتباط با یک نیروی انسانی
کارکرد سیستم تلفن گویا در کم‌تر کردن حجم کاری کارمندان و زمان پاسخگویی تلفنی آنها است. اما اشتباه در طراحی تلفن گویا زمانی رخ می‌دهد که فراموش کنید هدف اصلی و اولیه شما از این سیستم، افزایش رضایت مشتری است. شاید تماس گیرنده‌ای میخواهد سوالی عمومی در مورد کسب‌وکار شما بپرسد. نباید فراموش کرد که گزینه‌ی اتصال به راهنمای عمومی شرکت (اپراتور) از الزامات است.
5- عدم همسان سازی سیستم تلفن گویا با مجموعه‌تان
سیستم تلفن گویا را باید مطابق با شرایط شرکت خود آماده کنید. شما می‌توانید بسته به شرایط شرکت، مسیردهی‌های متفاوتی داشته باشید به طور مثال می‌توانید تماس گیرنده را به یک شماره موبایل و یا شعبه دوم دفتر خود هدایت کنید. پس به صورت کورکورانه از تلفن‌گویای شرکت رقیب یا از نمونه متن‌های منتشی تلفنی که ما در وب‌سایت قرار داده‌ایم استفاده نکنید.
6- عدم آموزش کارمندان شرکت
کارمندان شرکت می‌بایست در مورد سیستم تلفنی اطلاعات کافی داشته باشند. ممکن است بعضی از تماس گیرنده‌ها سوالاتی را در مورد نحوه استفاده از سیستم یا در مورد واحدهای معرفی شده در تلفن گویا داشته باشند. کارمندان حتما و حتما باید قادر به پاسخگویی سوالات آنها باشند.
7- معرفی بخش‌های گنگ و نامفهوم
برخی از کسب‌وکارها هنگامی که متن سیستم تلفن گویا خود را آماده می‌کنند بخش‌های بسیار متعدد و گاها نامفهومی را به تماس گیرنده پیشنهاد می‌دهند، که جز سردرگمی نتیجه‌ی دیگری را نخواهد داشت. سعی کنید از ارائه اطلاعات اضافی پرهیز کنید و یک اصل همیشگی را فراموش نکنید: به تماس‌گیرنده خود اجازه بازگشت به منو اصلی را در هر زمانی از پیام بدهید.
8- پخش موزیک با صدای زیاد
پخش موزیک با صدای بلند یا موزیک‌های نفرت انگیز هنگامی که تماس گیرنده را پشت خط نگه داشته‌اید به عنوان بدترین ایده‌ی ممکن تلقی می‌شود. موزیکی را انتخاب کنید که نشان دهنده‌ی برند و شخصیت شرکت شماست. در این زمینه استفاده از پیام‌های انتظار اختصاصی برای کسب‌وکارها پیشنهاد می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به مطلب: ” چگونه با پیام انتظار به رشد فروشمان کمک کنیم؟” مراجعه کنید و پیام انتظار مناسب کسب‌وکارتان را فعال کنید.
9-نگه داشتن مشتریان پشت خط انتظار
گزینه‌های کوتاه و مستقیمی را پیش روی مشتریان خود قرار دهید تا تماس گیرندگان براحتی بتوانند انتخاب خود را در هر زمانی داشته باشند. اگر مشتریانتان را در حالت انتظار، به مدت طولانی قرار می‌دهید حتما برای این بخش برنامه خاص و دقیقی را داشته باشید. می‌توانید به مشتریان پیشنهاد تماس اتوماتیک بدهید یا امکان بازگشت به منو اصلی و صحبت با فرد دیگری را بدهید.
10- سخن نهایی اینکه :
ما همه در قبال ثانیه‌هایی که از همدیگر می‌گیریم مسئول هستیم، با رعایت اقدامات فوق می‌توانید مشتریان خود را همچنان وفادار به شرکت‌تان نگه دارید چرا که قطعا حس توجه به وقت و نیاز‌های آنها به صورت صحیحی منتقل خواهد شد.
هم اکنون می‌توانید با مراجعه به صفحه ” سفارش ضبط صدا ” نمونه صدای گویندگان حرفه‌ای را گوش کنید و نسبت به سفارش آنلاین اقدام کنید.
همکاران ما در بخش گفت و گوی آنلاین آماده پاسخگویی به سوالات شما هستند.
شروع سفارش ضبط صدا