مقاله “تلفن مجازی چیست ” را به صورت صوتی گوش دهید:
امروزه با توسعه‌ی کسب‌وکارهای در حال رشد، بحث ارتباطات تلفنی و پاسخگویی مناسب و در خورشان مشتریان، از جمله نکات مهمی است که هر مدیر کسب‌وکاری حداقل یکبار به آن فکر کرده است. تلفن مجازی که گاها با عنوان مرکز تلفن مجازی نیز از آن استفاده می‌شود، یکی از راهکار‌هایی است که در چند سال گذشته، کسب‌وکارهای کوچک برای رفع این نیاز مهم، به سمت آن جذب می‌شدند، اما آیا این تلفن مجازی نیاز آن‌ها را به صورت واقعی برطرف می‌کند؟ آیا راهکار تلفن مجازی بهترین راه برای کسب‌وکارهای در حال رشد است؟ در این مقاله قصد داریم در کنار بررسی امکانات تلفن مجازی به مقایسه آن با تلفن اینترنتی بپردازیم.
آیا تلفن مجازی همان تلفن اینترنتی است؟
جواب سریع و کوتاه اینکه: این دو سیستم تلفنی متفاوت از هم هستند و ما در این مطلب به صورت کامل به تفاوت این سیستم ها خواهیم پرداخت.
تلفن مجازی (مرکز تلفن مجازی) با مرکز تلفن اینترنتی چه تفاوتی دارد؟
تلفن مجازی و تلفن گویا اینترنتی در چه نقطه‌ای قرار دارد؟
سیستم‌های تلفنی امروزی، امکاناتی فراتر از برقراری و دریافت تماس‌های تلفنی ارائه می‌دهند. بسیاری از راه حل‌های امروزی، سیستم‌های ارتباطی یکپارچه تلقی می‌شوند. سیستم‌های ارتباطی یکپارچه بجای تمرکز برای تماس‌های تلفنی، از همه راه‌های ارتباطی کارکنان با مشتریان، نمایندگان و همکاران پشتیبانی می‌کند. این بدان معناست که نه تنها تماس تلفنی سنتی (مرسوم)، بلکه کنفرانس صوتی، کنفرانس ویدیویی، پیام‌رسان متنی، نمابر آنلاین و پیام کوتاه را شامل می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها این خدمات را به کارمندان خود با استفاده از راهکارهای گوناگون ارائه می‌دهند.
کسب‌وکارها ممکن است سیستم تلفن خود را از یک شرکتی تهیه کند، برای کنفرانس صوتی از یک نرم افزار دیگری استفاده کند و نرم افزار سوم را هم برای کنفرانس ویدیویی خود داشته باشد. اما داشتن همه این ابزارها در یک بستر می‌تواند روند شروع و مدیریت ارتباطات را برای کارمندان بسیار آسان‌تر کرده و بهره‌وری کارمندان را افزایش دهد.
مرکز تلفن ابری نومان قابلیت سیستم‌های ارتباطی یکپارچه را داراست و همه بسترهای ارتباطی ذکر شده در بالا را به صورت یکپارچه ارائه می‌کند.
تلفن مجازی یا تلفن اینترنتی :
اکثریت افراد و صاحبان کسب‌وکارها و بعضا متاسفانه همکارانی که ارائه کننده سیستم‌های تلفنی هستند به اشتباه بر این باورند که مرکز تلفن مجازی و مرکز تلفن اینترنتی در واقع یک نوع سیستم ارتباطی هستند، با وجود اینکه این دو فناوری برخی مزایای مشابهی را ارائه می‌دهند که شامل ارائه خدمات کم هزینه‌تر نسبت به سیستم‌های سنتی مرسوم است، اما مرکز تلفن اینترنتی و تلفن گویای مجازی ( مرکز تلفن مجازی ) به لحاظ عملکرد و مزایایی که می‌توانند برای مشاغل فراهم کنند، تفاوت چشمگیری با یکدیگر دارند. اصلی‌ترین تفاوت این دو سیستم ارتباطی در این است که :
تلفن گویای مجازی صرفا بستری برای فراهم نمودن پاسخگویی منشی مجازی بر روی یک شماره مجازی (که لزوما خریدار صاحب آن خط تلفن نیست) و ایجاد فرایندهایی برای انتقال تماس دریافتی به مشتری است اما مرکز تلفن اینترنتی یک سیستم ارتباطی کامل با بهره‌مندی از مدرن‌ترین پیشرفت‌های تکنولوژی در زمینه ارتباطات است.
تلفن مجازی (مرکز تلفن مجازی) چیست؟
به یاد داشته باشید عبارات ” تلفن گویای مجازی “، ” مرکز تلفن مجازی “،” سانترال مجازی “ برای این نوع سیستم مصطلح شده است و همه‌ی این عبارت معرف یک نوع سیستم ارتباطی است.
تلفن مجازی در واقع بخشی از مرکز تلفن اینترنتی است و به خودی خود دقیقاً یک سیستم کامل ارتباطی تلفنی نیست. این سیستم‌ها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند علاوه بر ارائه خدمات پاسخگویی خودکار یا همان تلفن گویا، تماس‌های دریافتی را انتقال داده و آن‌ها را به شخص مناسب دایورت می‌کنند. تماس‌ها ممکن است به برنامه‌های نرم افزار تلفنی هدایت شود و یا به شماره همراه و تلفن ثابت شما منتقل شوند.
در تلفن مجازی شما امکان تماس خروجی به صورت مستقیم نخواهید داشت و توسط یک رابط اینکار برای شما انجام خواهد شد. در مراکز تلفن مجازی، شما مالک دائمی خط تلفن ثابت مجازی نیستید و فقط تا زمانی صاحب خطوط اختصاص یافته هستید که قرارداد مرکز تلفن مجازی خود را با شرکت ارائه کننده تمدید کرده باشید. با این تفاسیر :
مرکز تلفن مجازی امکاناتی شبیه به یک سانترال سنتی را می‌دهد و از این حیث برای اشخاصی که کسبوکار کوچک و به اصطلاح سرپایی راه اندازی کرده‌اند و چندان به فکر توسعه نیستند ایده ال خواهد بود.
مرکز تلفن اینترنتی چیست؟
مرکز تلفن اینترنتی که از اصطلاح تلفن گویای ابری هم برای آن استفاده می‌شود، در واقع یک سیستم تلفنیِ کاملِ تجاری و بی‌نقص، در سطح سازمانی است، علاوه بر تماس ورودی و خروجی امکانات بی‌نظیر یک مرکز تماس حرفه‌ای نظیر ضبط مکالمه، آموزش کارشناس فروش، سناریوهای صفوف پاسخگویی حرفه‌ای، مشاهده آنلاین وضعیت مرکز تلفن اینترنتی، پیام‌رسان متنی، نمابر آنلاین، پیام کوتاه، کنفرانس صوتی و.. را نیز خواهید داشت.
مرکز تلفن ابری یا به عبارت دیگر مراکز تلفن اینترنتی، سیستم‌های ارتباطی یکپارچه را به عصر جدیدی وارد کرده‌اند. هم اکنون کسب‌وکارها می‌توانند به جای پرداخت ده‌ها میلیون تومان برای داشتن یک سیستم ارتباطی داخلی که تمام ویژگی‌های مورد نیاز برای یک کسبوکار حرفه‌ای را داشته باشد تنها با پرداخت مبلغ ناچیز ماهیانه دقیقا مشابه همان مرکز تلفنی را در اختیار داشته باشند.
شرکت‌های در حال رشد و کسب‌وکارهایی که ارتباطات تلفنی و رهگیری رخدادهای آن برایشان مهم است بهتر است از مرکز تلفن اینترنتی استفاده کنند. به یاد داشته باشید مرکز تلفن اینترنتی را به دو صورت اشتراکی و اختصاصی می‌توانید تهیه کنید و ناگفته پیداست :
هسته‌ی سیستم تلفنی استفاده شده در مرکز تلفن اینترنتی در میزان پایداری، کارایی و امکانات ارائه شده توسط ارائه کننده مرکز تلفن اینترنتی تاثیر مستقیمی دارد.
بهترین تلفن ابری کدام است؟
در هنگام انتخاب سیستم تلفنی و شرکت ارائه دهنده آن ، چندین فاکتور مهم وجود دارد که می‌بایست در نظر گرفته شود. در اولین و بدیهی‌ترین گام، شما باید اطمینان حاصل نمایید که سیستم پیشنهاد شده تمام نیازهای کسبوکار شما را رفع می‌کند.
از آنجا که هر کسب‌وکاری شرایط متفاوتی دارد، با بررسی شرایط اختصاصی می‌توان گفت که کدام یکی از سیستم‌های تلفنی برای آن کسب‌و‌کارِ خاص مناسب است. پیشنهاد ما بررسی سیستم تلفنی بر اساس سطح و رده کاری کسب و کار شماست. بهترین سیستم تلفنی برای مشاغل کوچکِ کم‌تر توسعه یافته یا بهترین برای مشاغلِ کوچکِ در حال توسعه، برای کسب‌وکارهایی با کارمندان از راه دور و برای مراکزِ پاسخگویی می‌تواند متفاوت باشد.
برخی از مشاغل فقط ویژگی‌های استاندارد تماس مانند شماره تماس گیرنده و صندوق صوتی را می‌خواهند، برخی دیگر عملکردهای اضافه مانند دریافت تماس در صف انتظار، تعیین ساعات کاری و غیر کاری، تلفن گویا، موزیک پس زمینه، امکان شنود مکالمات کارکنان و ارتباط سیستم تلفنی با وب‌سایت کسبوکار را می‌خواهند و در عین حال برخی دیگر نیاز به پوشش تمام ابزارهای ارتباطی هستند. پاسخ به این نیاز‌ها، شما را در جستجوی سیستم جدید تلفنی کسب‌وکارتان راهنمایی می‌کند.
عامل مهم دیگر این است که شرکت شما چه نوع پشتیبانی به مشتری را ارائه می‌دهد؟ آیا صرفا می‌خواهید به حالت سنتی پاسخگویی تلفنی داشته باشید یا در نظر دارید علاوه بر تاثیرگذاری اولیه بر ذهن مخاطب با یک تلفن گویای حرفه‌ای از همه‌ی بسترهای ارتباطی نظیر گفت‌وگوی متنی آنلاین در وب‌سایت ، تماس رایگان تلفنی از طریق وب‌سایت بهره‌مند شوید.
آیا می‌خواهید در صورتی که شما قادر به پاسخگویی نیستید سیستم تلفنی‌تان به صورت اتوماتیک از تماس گیرنده شماره تماس وی را دریافت نماید و درخواست تماس را از طریق ایمیل به اطلاع شما برساند یا صرفا می‌خواهید یک گزارش روزانه از تماس‌های از دست رفته داشته باشید؟ همه‌ی این‌ها در تعیین اینکه چه نوع سیستم تلفنی برای شما مناسب است تاثیر مستقیمی خواهد داشت.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد این امکانات با ما از طریق گفت و گوی آنلاین در ارتباط باشید
و سرانجام در انتخاب سیستم تلفنی، اطمینان از عملکرد صحیح و بی‌نقص مرکز تلفن، برای کسبوکار شماست. سیستم تلفنی اگر در مواقع نیاز فعال نباشد طبیعتا آن سیستم تلفنی از نظر ما هیچ فایده‌ای ندارد. این امر به ویژه برای راه حل مرکز تلفن ابری، بسیار مهم است. مطمئن شوید که شرکت ارائه کننده مرکز تلفن اینترنتی یا تلفن گویای مجازی میزان اختلال سالیانه در سیستم‌شان را اعلام نماید. اگر این عدد 99٪ نیست ، بپرسید که آیا در چنین شرایطی سیستم جایگزین ارائه خواهند کرد یا نه؟ به عنوان مثال :
ما در مجموعه نومان با در نظر گرفتن تمامی جوانب مورد نیاز برای شرایط بحرانی با افتخار توانسته ایم آپ تایم ۹۹ درصد را در مرکز تلفن اینترنتی نومان در بیشتر از ۵ سال گذشته در اختیار داشته باشیم.
تلفن اینترنتی و تلفن مجازی چه وقت مناسب شما نیست؟
در نظر داشته باشید آن چیزی که در ادامه می‌گوییم پیشنهاد تجربی نومان است و یک نسخه پیچی علمی نیست. در صورتی که شما صاحب کسب‌وکاری هستید که تعداد کارمندان متمرکز در یکی از دفاتر شما بیشتر از ۲۵ کاربر باشد و در صورتی که ارتباط اینترنتی شما در محل کسب‌وکارتان به صورت ناپایدار است پیشنهاد می‌شود از مجموعه‌ای که با آن همکاری می‌کنید بخواهید که سیستم تلفنی را در محل مجموعه شما ارائه دهد.
با خرید سیستم تلفنی و نصب در محل کسبوکار شما، بجای مدیریت سیستم تلفنی توسط شرکت ارائه کننده، تمام تجهیزات تلفنی مورد نیاز در محل کسبوکار شما پیاده‌سازی خواهد شد. ناگفته پیداست:
سیستم‌های تلفنی محلی هزینه‌های اولیه و پشتیبانی به مراتب بالاتری را نسبت به مرکز تلفن اینترنتی و مرکز تلفن مجازی دارند اما طبیعتا هزینه‌های ماهانه‌ی مرکز تلفن اینترنتی در این سیستم‌ها حذف خواهد شد.
نتیجه گیری :
نکته‌ی پر اهمیتی که می‌خواهیم مجددا بر آن تاکید کنیم توجه به تفاوت‌های مرکز تلفن مجازی و مرکز تلفن اینترنتی است. همان‌طوری که در بالا ذکر شد تلفن گویای مجازی تفاوت‌های کامل و معنا داری با مرکز تلفن اینترنتی را دارد.
ما در نومان با ارائه پلن استارتاپی برای مرکز تلفن اینترنتی نومان علاوه بر ارائه امکانات بی‌نظیر یک سیستم تلفنی کامل، قیمت‌های کاملا رقابتی را با مراکز تلفن مجازی ارائه کرده‌ایم، هرچند اگر شما به برنامه‌ریزی در کسب‌وکارتان و نسبت به رشد کسب‌وکارتان اطمینان دارید استفاده از مرکز تلفن اینترنتی با امکانات حرفه‌ای و تجاری توصیه می‌شود. اما در صورتی که کسبوکار نوپا و تازه تاسیس هستید می‌توانید با پلن استارتاپ صاحب یک سیستم تلفنی حرفه‌ای شده، شروع کرده و با افزایش نیازهای شما به پنل‌های حرفه‌ای و تجاری منتقل شوید.
برای اطلاع از قیمت‌ها، امکانات و پلن‌های ارائه شده مرکز تلفن اینترنتی نومان، به صفحه “ مرکز تلفن اینترنتی نومان، مناسب برای کسب‌وکارهای در حال رشد ” مراجعه فرمایید.
