تلفن گویای مجازی و مقایسه با مرکز تلفن اینترنتی

امروزه با توسعه‌ی کسب و کارهای در حال رشد، بحث ارتباطات تلفنی و پاسخگویی مناسب و در خور شان مشتریان، از جمله نکات مهمی است که هر مدیر کسب و کاری حداقل یکبار به آن فکر کرده است. تلفن گویای مجازی که گاها با عنوان مرکز تلفن مجازی نیز از آن استفاده می‌شود، یکی از راهکار‌هایی است که در چند سال گذشته، کسب و کارهای کوچک برای رفع این نیاز مهم‌، به سمت آن جذب می شدند، اما آیا این تلفن گویای مجازی نیاز آنها را به صورت واقعی برطرف می کند؟ آیا راهکار تلفن گویای مجازی بهترین راه  برای کسب و کارهای در حال رشد است؟ در این مقاله قصد داریم در کنار بررسی امکانات تلفن گویای مجازی به دو سوال مهم نیز پاسخ دهیم :

۱- آیا تلفن گویای مجازی که بعضا با نام مرکز تلفن مجازی استفاده می شود همان مرکز تلفن اینترنتی است؟

۲- تلفن گویای مجازی ( مرکز تلفن مجازی ) با مرکز تلفن اینترنتی چه تفاوتی دارد؟

سیستم های تلفنی تحت شبکه در سال های اخیر با ورود به بازار ایران عصر جدیدی را برای شرکت های مشتری محور در بحث ارتباط با مشتری رقم زده اند

هم اکنون مراکز تلفنی در چه نقطه ای قرار دارند؟

سیستم های تلفنی امروزی، امکاناتی فراتر از برقراری و دریافت تماس های تلفنی ارائه می دهند. بسیاری از راه حل های امروزی، سیستم های ارتباطی یکپارچه تلقی می شوند. سیستمهای ارتباطی یکپارچه بجای تمرکز برای تماس های تلفنی ، از همه راههای ارتباطی کارکنان با مشتریان ، نمایندگان و همکاران پشتیبانی می کند. این بدان معناست که نه تنها تماس تلفنی سنتی(مرسوم) ، بلکه کنفرانس صوتی ، کنفرانس ویدیویی ، پیام رسان متنی ، نمابر آنلاین و پیام کوتاه را شامل می شود. بسیاری از سازمانها این خدمات را به کارمندان خود با استفاده از راهکارهای گوناگون ارائه می دهند.

یک سازمان ممکن است سیستم تلفن خود را از یک شرکتی تهیه کند،  برای کنفرانس صوتی از یک نرم افزار دیگری استفاده کند و نرم افزار سوم را هم برای کنفرانس ویدیویی خود داشته باشد. اما داشتن همه این ابزارها در یک بستر می تواند روند شروع و مدیریت ارتباطات را برای کارمندان بسیار آسانتر کرده و بهره وری کارمندان را افزایش دهد.

مراکز تلفنی که قابلیت سیستم های ارتباطی یکپارچه را دارند همه بسترهای ارتباطی ذکر شده در بالا را به صورت یکپارچه ارائه می‌کنند.

مرکز تلفن مجازی در مقابل مرکز تلفن اینترنتی

با وجود اینکه این دو فناوری برخی مزایای مشابهی را ارائه می دهند اما مرکز تلفن اینترنتی و مرکز تلفن مجازی به لحاظ عملکرد و مزایا، تفاوت چشمگیری با یکدیگر دارند.

تلفن گویای مجازی در مقابل مرکز تلفن اینترنتی :

اکثریت افراد و صاحبان کسب و کارها و بعضا متاسفانه همکارانی که ارائه کننده سیستم های تلفنی هستند به اشتباه بر این باورند که مرکز تلفن مجازی و مرکز تلفن اینترنتی در واقع یک نوع سیستم ارتباطی هستند، با وجود اینکه این دو فناوری برخی مزایای مشابهی را ارائه می دهند که شامل ارائه خدمات کم هزینه تر نسبت به سیستم های سنتی مرسوم است، اما مرکز تلفن اینترنتی و تلفن گویای مجازی ( مرکز تلفن مجازی ) به لحاظ عملکرد و مزایایی که می توانند برای مشاغل فراهم کنند ، تفاوت چشمگیری با یکدیگر دارند. اصلی ترین تفاوت این دو سیستم ارتباطی در این است که :

تلفن گویای مجازی صرفا بستری برای فراهم نمودن پاسخگویی منشی مجازی بر روی یک شماره مجازی ( که لزوما خریدار صاحب آن خط تلفن نیست )  و ایجاد فرایندهایی برای انتقال تماس دریافتی به مشتری است اما مرکز تلفن اینترنتی یک سیستم ارتباطی کامل با بهره مندی از مدرن ترین پیشرفت های تکنولوژی در زمینه ارتباطات است.

مرکز-تلفن-مجازی چیست؟

در تلفن گویای مجازی ( مرکز تلفن مجازی ) امکان تماس خروجی مستقیم به صورت پیش فرض وجود ندارد و معمولا تماس های ورودی به موبایل منتقل می شود.

تلفن گویای مجازی (‌مرکز تلفن مجازی )‌ چیست؟

به یاد داشته باشید عبارات ” تلفن گویای مجازی “، ” مرکز تلفن مجازی “،” سانترال مجازی “ برای این نوع سیستم مصطلح شده است و همه ی این عبارت معرف یک نوع سیستم ارتباطی است.

تلفن گویای مجازی در واقع بخشی از مرکز تلفن اینترنتی است و به خودی خود دقیقاً یک سیستم کامل ارتباطی تلفنی نیست. این سیستم ها به کسب و کارها اجازه می دهند علاوه بر ارائه خدمات پاسخگویی خودکار یا همان تلفن گویا، تماس های دریافتی را انتقال داده و آنها را به شخص مناسب دایورت می کنند. تماسها ممکن است به برنامه های نرم افزار تلفنی هدایت شود و یا به شماره همراه و تلفن ثابت شما منتقل شوند.

در تلفن گویای مجازی شما امکان تماس خروجی به صورت مستقیم نخواهید داشت و توسط یک رابط اینکار برای شما انجام خواهد شد. در مراکز تلفن مجازی، شما مالک دائمی خط شهری نیستید و فقط تا زمانی صاحب خطوط شهری اختصاص یافته هستید که قرارداد مرکز تلفن مجازی خود را با شرکت ارائه کننده تمدید کرده باشید. با این تفاسیر :

مرکز تلفن مجازی امکاناتی شبیه به یک سانترال سنتی را می دهد و از این حیث برای اشخاصی که کسب و کار کوچک و به اصطلاح سرپایی راه اندازی کرده اند و چندان به فکر توسعه  نیستند ایده ال خواهد بود.

مرکز-تلفن-اینترنتی-چیست؟

مرکز تلفن اینترنتی امکانات مرکز تماس حرفه ای نظیر ضبط مکالمه، آموزش کارشناس فروش، سناریوهای صفوف پاسخگویی حرفه ای، ثبت درخواست تماس اتوماتیک با مشتری، مشاهده آنلاین وضعیت مرکز تلفن اینترنتی، پیام رسان متنی ، نمابر آنلاین، پیام کوتاه، کنفرانس صوتی و .. را دارد.

مرکز تلفن اینترنتی چیست؟

مرکز تلفن اینترنتی در واقع یک سیستم تلفنیِ کاملِ تجاری و بی نقص، در سطح سازمانی است، علاوه بر تماس ورودی و خروجی امکانات بی نظیر یک مرکز تماس حرفه ای نظیر ضبط مکالمه، آموزش کارشناس فروش، سناریوهای صفوف پاسخگویی حرفه ای، مشاهده آنلاین وضعیت مرکز تلفن اینترنتی، پیام رسان متنی ، نمابر آنلاین، پیام کوتاه، کنفرانس صوتی و.. را نیز خواهید داشت.

مرکز تلفن ابری یا به عبارت دیگر مراکز تلفن اینترنتی، سیستم های ارتباطی یکپارچه را به عصر جدیدی وارد کرده اند. هم اکنون کسب و کارها می توانند به جای پرداخت ده ها میلیون تومان برای داشتن یک سیستم ارتباطی داخلی که تمام ویژگی های مورد نیاز برای یک کسب و کار حرفه ای را داشته باشد تنها با پرداخت مبلغ ماهیانه دقیقا مشابه همان مرکز تلفنی را در اختیار داشته باشند.

شرکتهای در حال رشد و کسب و کارهایی که ارتباطات تلفنی و رهگیری رخدادهای آن برایشان مهم است بهتر است از مراکز تلفن اینترنتی استفاده کنند. به یاد داشته باشید مراکز تلفن اینترنتی را به دو صورت اشتراکی و اختصاصی می توانید تهیه نمایید و ناگفته پیداست :‌

هسته ی سیستم تلفنی استفاده شده در مراکز تلفن اینترنتی در میزان پایداری، کارایی و امکانات ارائه شده توسط ارائه کننده مرکز تلفن اینترنتی تاثیر مستقیمی دارد.

تلفن-اینترنتی-بهتر-است-یا-تلفن-مجازی؟

از خود بپرسید آیا سیستم پیشنهاد شده تمام نیازهای کسب و کار شما را حداقل برای سه سال آینده رفع می‌کند؟

کدام یک از سیستم های تلفنی مناسب کسب و کار شماست؟

در هنگام انتخاب سیستم تلفنی و شرکت ارائه دهنده آن ، چندین فاکتور مهم وجود دارد که می‌بایست در نظر گرفته شود. در اولین و بدیهی ترین گام، شما باید اطمینان حاصل نمایید که سیستم پیشنهاد شده تمام نیازهای کسب و کار شما را رفع می‌کند.

از آنجا که هر کسب و کاری شرایط متفاوتی دارد، با بررسی شرایط اختصاصی می توان گفت که کدام یکی از سیستم های تلفنی برای آن کسب و کارِ خاص مناسب است. پیشنهاد ما بررسی سیستم تلفنی بر اساس سطح و رده کاری کسب و کار شماست اینکه بهترین سیستم تلفنی برای مشاغل کوچکِ کمتر توسعه یافته یا بهترین برای مشاغلِ کوچکِ در حال توسعه، برای کسب و کارهایی با کارمندان از راه دور و برای مراکزِ پاسخگویی می‌تواند متفاوت باشد.

برخی از مشاغل فقط ویژگی های استاندارد تماس مانند شماره تماس گیرنده و صندوق صوتی را می خواهند، برخی دیگر عملکردهای اضافه مانند دریافت تماس  در صف انتظار، تعیین ساعات کاری و غیر کاری،تلفن گویا، موزیک پس زمینه، امکان شنود مکالمات کارکنان و ارتباط سیستم تلفنی با وبسایت کسب و کار را می خواهند و در عین حال برخی دیگر نیاز به پوشش تمام ابزارهای ارتباطی هستند. پاسخ به این نیاز‌ها، شما را در جستجوی سیستم جدید تلفنی کسب و کارتان راهنمایی می کند.

عامل مهم دیگر این است که شرکت شما چه نوع پشتیبانی به مشتری را ارائه می دهد؟ آیا صرفا می خواهید به حالت سنتی پاسخگویی تلفنی داشته باشید یا در نظر دارید علاوه بر تاثیرگذاری اولیه بر ذهن مخاطب با یک تلفن گویای حرفه ای از همه ی بستر های ارتباطی نظیر گفت و گوی متنی آنلاین در وبسایت ، تماس رایگان تلفنی از طریق وبسایت بهره مند شوید.

آیا می خواهید در صورتی که شما قادر به پاسخگویی نیستید سیستم تلفنی تان به صورت اتوماتیک از تماس گیرنده شماره تماس وی را دریافت نماید و درخواست تماس را از طریق ایمیل به اطلاع شما برساند یا صرفا می خواهید یک گزارش روزانه از تماس های از دست رفته داشته باشید؟ همه ی اینها در تعیین اینکه چه نوع سیستم تلفنی برای شما مناسب است تاثیر مستقیمی خواهد داشت.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد این امکانات با ما از طریق گفت و گوی آنلاین در ارتباط باشید

و سرانجام در انتخاب سیستم تلفنی، اطمینان از عملکرد صحیح و بی نقص مرکز تلفن، برای کسب و کار شماست. در صورتی که یک سیستم تلفنی در مواقع نیاز فعال نباشد طبیعتا آن سیستم تلفنی از نظر ما هیچ فایده ای ندارد. این امر به ویژه برای یک راه حل مرکز تلفن اینترنتی، بسیار مهم است. مطمئن شوید که شرکت ارائه کننده مرکز تلفن اینترنتی یا تلفن گویای مجازی میزان اختلال سالیانه در سیستم شان را اعلام نماید. اگر این عدد 99٪ نیست ، بپرسید که آیا در چنین شرایطی سیستم جایگزین ارائه خواهند کرد یا نه؟ به عنوان مثال :

ما در مجموعه نومان با در نظر گرفتن تمامی جوانب مورد نیاز برای شرایط بحرانی با افتخار توانسته ایم آپ تایم ۹۹ درصد را در مرکز تلفن اینترنتی نومان در بیشتر از ۵ سال گذشته در اختیار داشته باشیم.

نصب-سیستم-تلفنی-ویپ-در-محل-شرکت

در صورتی که شما صاحب کسب و کاری هستید که تعداد کارمندان متمرکز در یکی از دفاتر شما بیشتر از ۲۵ کاربر باشد، مرکز تلفن اینترنتی بهترین انتخاب شما نخواهد بود.

چه زمانی مراکز تلفن اینترنتی و تلفن گویای مجازی بهترین انتخاب نیست؟

در نظر داشته باشید آن چیزی که در ادامه می‌گوییم پیشنهاد تجربی نومان است و یک نسخه پیچی علمی نیست. در صورتی که شما صاحب کسب و کاری هستید که تعداد کارمندان متمرکز در یکی از دفاتر شما بیشتر از ۲۵ کاربر باشد و در صورتی که ارتباط اینترنتی شما در محل کسب و کارتان به صورت ناپایدار است پیشنهاد می‌شود از مجموعه ای که با آن همکاری می کنید بخواهید که سیستم تلفنی را در محل مجموعه شما ارائه دهد.

با خرید سیستم تلفنی و نصب در محل کسب و کار شما ،بجای مدیریت سیستم تلفنی توسط شرکت ارائه کننده، تمام تجهیزات تلفنی مورد نیاز در محل کسب و کار شما پیاده سازی خواهد شد. ناگفته پیداست:

سیستم های تلفنی محلی هزینه های اولیه و پشتیبانی به مراتب بالاتری را نسبت به مرکز تلفن اینترنتی و مرکز تلفن مجازی دارند اما طبیعتا هزینه های ماهانه‌ی مرکز تلفن اینترنتی در این سیستم ها حذف خواهد شد.

نتیجه گیری :‌ 

نکته‌ی پر اهمیتی که می خواهیم مجددا بر آن تاکید کنیم توجه به تفاوت های مرکز تلفن مجازی و مرکز تلفن اینترنتی است. همان‌طوری که در بالا ذکر شد تلفن گویای مجازی تفاوت های کامل و معنا داری با مرکز تلفن اینترنتی را دارد

ما در نومان با ارائه پلن استارتاپی برای مرکز تلفن اینترنتی نومان علاوه بر ارائه امکانات بی نظیر یک سیستم تلفنی کامل، قیمت های کاملا رقابتی را با مراکز تلفن مجازی ارائه کرده ایم، هرچند اگر شما به برنامه ریزی در کسب و کارتان و نسبت به رشد کسب و کارتان اطمینان دارید استفاده از مرکز تلفن اینترنتی با امکانات حرفه ای و تجاری توصیه می شود. اما در صورتی که کسب و کار نوپا و تازه تاسیس هستید می توانید با پلن استارتاپ صاحب یک سیستم تلفنی حرفه ای شده، شروع کرده و با افزایش نیازهای شما به پنل های حرفه ای و تجاری منتقل شوید.

برای اطلاع از قیمت ها، ‌امکانات و پلن های ارائه شده مرکز تلفن اینترنتی نومان، به صفحه “ مرکز تلفن اینترنتی نومان، مناسب برای کسب و کارهای در حال رشد ” مراجعه فرمایید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *